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10 Jahre Erfahrung mit papierlosem Büro...

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  1. 10 Jahre Erfahrung mit papierlosem Büro...

    Autor: attitudinized 12.02.13 - 09:21

    ...entweder man arbeitet mit Papier oder eben nicht.

    Da gibt es keinen Übergang und es ist auch nicht immer notwendig - aber wenn dann ist es einfach - "kein Papier im Büro" und Ende (also auch keine Drucker/Scanner).

    Nach der Umstellung war das Arbeiten wesentlich effizienter, auch einfach aufgrund der konkreten Motivation dahinter:

    *Keine sensiblen Daten im Müll (die "Datentonne" hatte nicht so toll funktioniert, irgendwo war immer ein Postit im Papierkorb)
    *Alle Informationen immer im Firmensystem (d.h. das nicht mal eine halbe Angelegenheit in einer Schublade eines speziellen Mitarbeiters liegt oder Projekte nicht bearbeitet werden wenn jemand krank ist.)
    *Bessere statistische Erfassbarkeit
    *Jeder beteiligte Mitarbeiter hat immer vollen Zugriff auf die aktuelle Situation.
    *Zusammenarbeit über mehrere Standorte hinweg und das effizient.
    *besserer Workflow.

    Das geht nur wenn Post eine nicht zentrale Rolle spielt und man das so schnell wie möglich weg von der Papierform bringt (Scan / Versand von Briefen über einen Dienstleister)

    Funktioniert prima, nur etwas muss einem klar sein - die Leute sind ein Leben lang Papier und drucken gewohnt, es kommen neue Mitarbeiter die in ihrer alten Firma alles über Papier gelöst haben - es ist nicht so das es länger als einen Tag fehlt, aber hängt ein Drucker im System ist es nur eine Frage von Tagen von null bis Papierstau...

    D.h. wenn kein Papier da ist braucht man auch keinen Scanner...

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  2. Re: 10 Jahre Erfahrung mit papierlosem Büro...

    Autor: janpi3 12.02.13 - 09:45

    attitudinized schrieb:
    --------------------------------------------------------------------------------
    > ...entweder man arbeitet mit Papier oder eben nicht.
    >
    > Da gibt es keinen Übergang und es ist auch nicht immer notwendig - aber
    > wenn dann ist es einfach - "kein Papier im Büro" und Ende (also auch keine
    > Drucker/Scanner).
    >
    > Nach der Umstellung war das Arbeiten wesentlich effizienter, auch einfach
    > aufgrund der konkreten Motivation dahinter:
    >
    > *Keine sensiblen Daten im Müll (die "Datentonne" hatte nicht so toll
    > funktioniert, irgendwo war immer ein Postit im Papierkorb)
    > *Alle Informationen immer im Firmensystem (d.h. das nicht mal eine halbe
    > Angelegenheit in einer Schublade eines speziellen Mitarbeiters liegt oder
    > Projekte nicht bearbeitet werden wenn jemand krank ist.)
    > *Bessere statistische Erfassbarkeit
    > *Jeder beteiligte Mitarbeiter hat immer vollen Zugriff auf die aktuelle
    > Situation.
    > *Zusammenarbeit über mehrere Standorte hinweg und das effizient.
    > *besserer Workflow.
    >
    > Das geht nur wenn Post eine nicht zentrale Rolle spielt und man das so
    > schnell wie möglich weg von der Papierform bringt (Scan / Versand von
    > Briefen über einen Dienstleister)
    >
    > Funktioniert prima, nur etwas muss einem klar sein - die Leute sind ein
    > Leben lang Papier und drucken gewohnt, es kommen neue Mitarbeiter die in
    > ihrer alten Firma alles über Papier gelöst haben - es ist nicht so das es
    > länger als einen Tag fehlt, aber hängt ein Drucker im System ist es nur
    > eine Frage von Tagen von null bis Papierstau...
    >
    > D.h. wenn kein Papier da ist braucht man auch keinen Scanner...

    Erzähl doch mal wie das im papierlosen Büro so mit der Aufbewahrungspflicht gehandhabt wird?

    Auch möchte ich den Finanzprüfer sehen, der eine Tankquittung als Scan akzeptiert o.O

    "Ich bin ein Wutoholic, ich kann nicht leben ohne Wutohol"
    Homer J. Simpson.

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  3. Re: 10 Jahre Erfahrung mit papierlosem Büro...

    Autor: Lala Satalin Deviluke 12.02.13 - 09:46

    Dem kann ich nur beipflichten. Es ist nur mal wieder ein Hippster-Produkt, das sowieso kaum jemand kauft und bei LG und der komischen belgischen "Firma" wieder in den Schubladen verschwindet.

    Grüße vom Planeten Deviluke!

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  4. Re: 10 Jahre Erfahrung mit papierlosem Büro...

    Autor: shak 12.02.13 - 10:12

    janpi3 schrieb:
    --------------------------------------------------------------------------------

    >
    > Erzähl doch mal wie das im papierlosen Büro so mit der Aufbewahrungspflicht
    > gehandhabt wird?
    >
    > Auch möchte ich den Finanzprüfer sehen, der eine Tankquittung als Scan
    > akzeptiert o.O

    Revisionssichere elektronische Archivierung?
    DMS ist kein neumodisches Teufelswerk in Behörden oder Unternehmen sondern gängige Praxis. Für den Fall das Papier in das Gebäude gelangt, kann es nach dem scan vernichtet werden.

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  5. Re: 10 Jahre Erfahrung mit papierlosem Büro...

    Autor: attitudinized 12.02.13 - 10:13

    1.) Österreich.
    2.) Werden IMHO in Deutschland inzwischen auch Scans akzeptiert
    3.) Onlinerechnung
    4.) Die Post die wir bekommen (und das ist nur 1% unserer Kunden die so mit uns kommunizieren) wird vom Dienstleister ja nicht weggeschmissen sondern eingelagert. Kann mich jetzt aber an keinen Vorfall erinnern wo jemand wirklich ein "original" sehen wollte.

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  6. Re: 10 Jahre Erfahrung mit papierlosem Büro...

    Autor: janpi3 12.02.13 - 10:28

    Also ich hatte gerade Betriebsprüfung - 10 Jahre fehlerfrei.
    Wenn ihr meint, dass das so läuft viel Spaß.

    XD

    "Ich bin ein Wutoholic, ich kann nicht leben ohne Wutohol"
    Homer J. Simpson.

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  7. Re: 10 Jahre Erfahrung mit papierlosem Büro...

    Autor: attitudinized 12.02.13 - 10:45

    Was soll ich sagen. Uns gibt es und das bleibt so ;-)

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  8. Re: 10 Jahre Erfahrung mit papierlosem Büro...

    Autor: shak 12.02.13 - 10:47

    janpi3 schrieb:
    --------------------------------------------------------------------------------
    > Also ich hatte gerade Betriebsprüfung - 10 Jahre fehlerfrei.
    > Wenn ihr meint, dass das so läuft viel Spaß.
    >
    > XD


    Gratulation zu den 10 Jahren, aber das hat nichts mit einer Meinung zu tun, sondern mit Wissen und Erfahrung.

    Eins von vielen behördlichen Beispielen ist das elektronische Personenstandsregister.
    Ansonsten: http://de.wikipedia.org/wiki/Revisionssicherheit

    Ich arbeite seit mehr als 10 Jahren in der Branche und wunder mich immer noch, wie groß das Mehr an "Sicherheit" ist, das bei manchen Menschen - eher aus emotionalen Gründen - in Papier hinein interpretiert wird.

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  9. Re: 10 Jahre Erfahrung mit papierlosem Büro...

    Autor: Trockenobst 12.02.13 - 10:47

    janpi3 schrieb:
    --------------------------------------------------------------------------------
    > Auch möchte ich den Finanzprüfer sehen, der eine Tankquittung als Scan
    > akzeptiert o.O

    Wenn Du einen nachweislichen Prozess hast und nicht nur Einzelbelege "zufällig" nur als scan rumliegen hast ist das alles überhaupt kein Problem.

    Es werden in dem Kontext auch ständig extrem teure Dinge gemacht (wie z.B. Email-Archivierung) die in 90% der Fälle absolut unnötig sind.

    Außerdem kommt der Prüfer statistisch gesehen nur alle 11,5 Jahre in DE. Wenn der einmal vorbeikommt, schaut er sich nicht die Bücher an, sondern als allererstes rennt er zur Buchhaltung (die bei sehr vielen Leuten extern ist) und prüft dort **rein Digital** ob Jahresabschlüsse, Zwischenkonten, Auslandskonten, Beiträge und Renten irgendwie stimmig sind.

    Der schaut doch nicht in eine 7 Jahre vergilbte Tankrechnung rein um dann darüber zu sinnieren ob da nicht noch ein Schokoriegel "mit reingetrickst" wurde. Das hat die Steuer schon vorher zu prüfen, und wenn da der Stempel drauf ist, spielt es keine Rolle ob gescant oder Original.

    Ich habe in eine Handvoll GmbHs & Co. KGs gearbeitet, auch bei welchen die doppelstellige Millionenumsätze haben. Und vielerorts gab es für vieles gar keine Papierbelege mehr. Da kamen Zettel rein, gescannt, drei Kopien angefertigt, mit digitalem Barcode versehen, danach vernichtet.

    Am Ende muss nämlich ein Verdacht entstanden/vorhanden sein dass diese gefälscht oder manipuliert sind. In welcher Form ist dann auch schon egal. Die gesamte Kette an Angebot/Rechnung/Abbuchung etc. intelligent zu fälschen erfordert eine doch heftige kriminelle Gesinnung als ein wenig im gecrackten Photoshop rumzufummeln.



    1 mal bearbeitet, zuletzt am 12.02.13 10:48 durch Trockenobst.

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  10. Re: 10 Jahre Erfahrung mit papierlosem Büro...

    Autor: theanswerto1984is1776 12.02.13 - 13:04

    attitudinized schrieb:
    --------------------------------------------------------------------------------
    > Was soll ich sagen. Uns gibt es und das bleibt so ;-)


    Ich fände es schön wenn so etwas die runde machen würde - then again, erinnere ich mich an meine bundeswehrzeit, und speziell an folgendes zitat: "Seit der Einführung des Papierlosen Büros hat sich der Papierverbrauch bei der Bundeswehr fast verdreifacht!"

    Und ja, leider ist das so. Es gibt Offiziere die LoNos ausdrucken...

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  11. Re: 10 Jahre Erfahrung mit papierlosem Büro...

    Autor: attitudinized 12.02.13 - 13:58

    Wenn man in einem Büro Steintafeln und Meißel aufstellt findet sich garantiert jemand der das für seine Aufgaben verwendet ;-)

    Aber gerade im sicherheitskritischen Bereich hat Papier ein paar fatale Eigenschaften - es ist schnell mal aus versehen eingesteckt, es wird auf den Tischen vergessen und ist für jeden Fensterputzer oder sonstigen Putzteufel, Besucher oder wer sonst so reinschneit einsehbar, landet garantiert mal nicht zerkleinert im Müll (kann jeder an seinem Müllsack überprüfen) usw.

    Mal einfach so umzustellen ist denke ich auch sinnlos, ohne reale Schmerzen oder Probleme zu lösen einfach nur so wird nicht funktionieren.

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  12. Re: 10 Jahre Erfahrung mit papierlosem Büro...

    Autor: janpi3 12.02.13 - 14:20

    Trockenobst schrieb:
    --------------------------------------------------------------------------------
    > janpi3 schrieb:
    > ---------------------------------------------------------------------------
    > -----
    > > Auch möchte ich den Finanzprüfer sehen, der eine Tankquittung als Scan
    > > akzeptiert o.O
    >
    > Wenn Du einen nachweislichen Prozess hast und nicht nur Einzelbelege
    > "zufällig" nur als scan rumliegen hast ist das alles überhaupt kein
    > Problem.
    >
    > Es werden in dem Kontext auch ständig extrem teure Dinge gemacht (wie z.B.
    > Email-Archivierung) die in 90% der Fälle absolut unnötig sind.
    >
    > Außerdem kommt der Prüfer statistisch gesehen nur alle 11,5 Jahre in DE.
    > Wenn der einmal vorbeikommt, schaut er sich nicht die Bücher an, sondern
    > als allererstes rennt er zur Buchhaltung (die bei sehr vielen Leuten extern
    > ist) und prüft dort **rein Digital** ob Jahresabschlüsse, Zwischenkonten,
    > Auslandskonten, Beiträge und Renten irgendwie stimmig sind.
    >
    > Der schaut doch nicht in eine 7 Jahre vergilbte Tankrechnung rein um dann
    > darüber zu sinnieren ob da nicht noch ein Schokoriegel "mit reingetrickst"
    > wurde. Das hat die Steuer schon vorher zu prüfen, und wenn da der Stempel
    > drauf ist, spielt es keine Rolle ob gescant oder Original.
    >
    > Ich habe in eine Handvoll GmbHs & Co. KGs gearbeitet, auch bei welchen die
    > doppelstellige Millionenumsätze haben. Und vielerorts gab es für vieles gar
    > keine Papierbelege mehr. Da kamen Zettel rein, gescannt, drei Kopien
    > angefertigt, mit digitalem Barcode versehen, danach vernichtet.
    >
    > Am Ende muss nämlich ein Verdacht entstanden/vorhanden sein dass diese
    > gefälscht oder manipuliert sind. In welcher Form ist dann auch schon egal.
    > Die gesamte Kette an Angebot/Rechnung/Abbuchung etc. intelligent zu
    > fälschen erfordert eine doch heftige kriminelle Gesinnung als ein wenig im
    > gecrackten Photoshop rumzufummeln.


    Ich will mich nicht streiten, aber musstest schon einmal für eine Bilanz unterschreiben und die nächsten 10 Jahre dafür haften?
    Ich ja und ich sage dir, das ist der Moment wo man jede Tankquittung kopiert (die sind nämlich nach 4 Jahren nicht mehr lesbar) und alles in Schriftform aufhebt.
    Ich möchte noch gesagt haben, dass ich im Großhandelsbereich Tätig bin und ein Verzicht auf Papier sich aufgrund der Lieferungen und des Posteingangs als sehr schwierig darstellen würde. (auch in der Großindustrie arbeitet keiner in meinem Segment Papierlos...)

    "Ich bin ein Wutoholic, ich kann nicht leben ohne Wutohol"
    Homer J. Simpson.



    1 mal bearbeitet, zuletzt am 12.02.13 14:21 durch janpi3.

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