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archivierung? und außerdem.

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  1. archivierung? und außerdem.

    Autor albion 07.02.13 - 11:19

    wie muss ich mir dann bei so einem system die (rechtlichen vorgaben entsprechende) archivierung der ganzen ̶m̶̶a̶̶i̶̶l̶̶s̶ "messages" und wo auch immer alle wichtigen und im falle des falles rechtlich relevanten daten liegen, vorstellen?

    abgesehen davon, dass der unterschied der software-eigenen messagingfunktion zur normalen email hier meines erachtens nach ansichtssache ist (ich fände es furchtbar unübersichtlich und vom gefühl her unpassend, ein facebook-ähnliches system zur firmeninternen kommunikation nutzen zu müssen), kann ich dem ganzen von außen betrachtet und ohne es mal genutzt zu haben keinen mehrwert abgewinnen.

    zumal außerdem nur unternehmen mit >100 MA das system kaufen können; mir leuchtet nicht ein warum die anzahl der mitarbeiter hier eine große rolle spielt. dass sich kein freelancer oder kleine entwicklungsschmiede mit 10 mann sowas zulegt liegt eigentlich auf der hand.

    ________________________________________________________________
    "Trink ein Glas Wein, das verlangsamt deine Reflexe" - Alf

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  2. Re: archivierung? und außerdem.

    Autor dabbes 07.02.13 - 11:53

    Oh Gott, hör auf mit Facebook.

    Schau dir mal diverse Collaboration Tools an, es gibt viele Onlineangebote.
    Das hat sogut wie nichts mit einem dumm dämlichen Facebook zu tun.

    Beispiele:
    podio, asana, usw.

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  3. Re: archivierung? und außerdem.

    Autor albion 07.02.13 - 13:00

    haha, okay. ich hab mal nachgekuckt.

    thema messaging.
    outlook: inbox, contacts, calendar, tasks.
    podio: inbox, contacts, calendar, tasks. (https://company.podio.com/press_resources/GoogleDocInPodioActivityStream.png)

    das eine verwendet email, das andere.. messages? hhhh!

    thema facebook.
    man kann nachrichten verschicken, auch an mehrere empfänger. man kann inhalte beifügen. man kann termine / events erstellen und chatten.
    all das macht man bei einem "collaboration tool" wie podio auch, in diesem fall ähnelt sogar das design dem von facebook. also wo genau ist der unterschied und was macht das programm besser als bestehende mail- oder IM-systeme?

    die "user experience", um das mal werbewirksam zu umschreiben, spielt immer eine wichtige rolle. ich kann mir nicht vorstellen dass leute produktiver arbeiten, weil a) das ganze wie social networking aussieht (vielleicht gewollt? und man muss sich auch erstmal an die andere umgangsform gewöhnen, ob man da schnell mal dem chef/abteilungsleiter/projektvorsitzenden einen formlosen einzeiler ins chatfenster klatschen kann?) und b) das system effizienter/einfacher ist als gängige methoden.

    günstiger evtl. schon, aber zu welchem preis? lol

    asana sieht zugegebenermaßen schonmal anders aus (obwohl es von facebook-mitgründer erfunden wurde, hrhr). dass das (und darum geht es hier ja eigentlich) aber email auch nur ansatzweise ersetzen könnte wage ich zu bezweifeln.

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  4. Re: archivierung? und außerdem.

    Autor ghj 07.02.13 - 14:12

    Seit wann gibt es irgendwelche rechtlichen Vorgaben die besagen das Mails archiviert werden muessen.

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  5. Re: archivierung? und außerdem.

    Autor belugs 07.02.13 - 14:37

    google mal:

    § 147 AO eine Vorschrift aus dem Steuerrecht. Danach müssen alle ein- und ausgehenden Handels- und Geschäftsbriefe dauerhaft gespeichert werden. Darunter versteht das Gesetz jegliche Korrespondenz, die "ein Geschäft vorbereitet, abwickelt, rückgängig macht oder abschließt", also etwa Aufträge, Reklamationsschreiben, Rechnungen, Zahlungsbelege oder Verträge. Nicht als Handelsbriefe behandelt werden etwa reine Werbesendungen oder Angebote, die nicht zu einem Abschluss geführt haben.

    Seit ca. Mitte 2009

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  6. Re: archivierung? und außerdem.

    Autor greven-il-vec 07.02.13 - 14:47

    Und wo spielt das intern eine Rolle?

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  7. Re: archivierung? und außerdem.

    Autor Tuxianer 07.02.13 - 15:31

    Eine Firma, die rein interne Daten (Protokolle, Planungen, Gruppenbesprechungen, ...) nicht intern sichert, wird sich bald im Kreis drehen, bis sie nicht mehr existiert: EIN Absturz eines reinen Dashboard-Systems, und die Entwicklungsarbeit von z. B. 50 Programmierern und einem Jahr Arbeit ist dahin... Archivierung hat schon ihren Sinn!

    Eine Firma, die Daten, die zwischen ihr und Dritten hin- und hergehen, nicht sichert, kann ziemlich schnell pleite sein: EIN Absturz eines reinen Dashboard-Systems, und die offenen Rechnungen der letzten 3 Monate sind dahin... Archivierung hat schon ihren Sinn!

    Eine Firma die externe Daten oder Daten dritter nicht sichert, verstößt gegen diverse Gesetze, abhängig davon, welche Daten das sind.

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  8. Re: archivierung? und außerdem.

    Autor Trockenobst 07.02.13 - 15:38

    belugs schrieb:
    --------------------------------------------------------------------------------

    > Darunter versteht das Gesetz jegliche Korrespondenz, die "ein Geschäft
    > vorbereitet, abwickelt, rückgängig macht oder abschließt", also etwa
    > Aufträge, Reklamationsschreiben, Rechnungen, Zahlungsbelege oder Verträge.

    Ist aber in der *Abstimmung* irrelevant. Ich schicke keine Rechnung per Mail und das Anbahnungsgespräch ist auch eher ein "Rufen sie mich mal zurück". Irrelevant, da es keine Fakten, Daten oder wichtige Information enthält.

    Die Rechnungen und Mahnungen etc. laufen sowieso über ein anderes Tool/Modell. Die seit Jahren 1000 ungelesenen Statusmeldungen bei den ganzen Freunden der "Inbox" sind keine "Anbahnungen" oder Rechnung. Schon gar nicht der interne Verkehr.

    Außerdem sind solche Pflichten nur dann Relevant, wenn man zu einem Problem zwischen zwei Vertragspartnern kommt und er behauptet mir vor drei Jahren eine Mail mit Anhang geschickt zu haben - und das ist dann die alles entscheidende 100 Millionen Euro Mail?

    Wir haben in unseren Arbeits- und Projektverträgen immer drinstehen, dass wir alles der Post und schriftlich haben wollen. Somit ist diese Pflicht für solche Buden eher Irrelevant.

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  9. Re: archivierung? und außerdem.

    Autor belugs 07.02.13 - 16:04

    Na wenn Du meinst!
    Es kann aber von Relevanz sein und darum geht es. Wenn das bei _euch_ nicht zutrifft ist es wunderbar - aber es gibt da durchaus noch andere Firmen.
    In der ich arbeite z.B.

    Grüße

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  10. Re: archivierung? und außerdem.

    Autor Trockenobst 07.02.13 - 16:23

    belugs schrieb:
    --------------------------------------------------------------------------------
    > Es kann aber von Relevanz sein und darum geht es. Wenn das bei _euch_ nicht
    > zutrifft ist es wunderbar - aber es gibt da durchaus noch andere Firmen.
    > In der ich arbeite z.B.

    Das einige Leute natürlich übermäßig vorsichtig sind will ich nicht bezweifeln. Aber es gehört zum Geschäft dazu, jede Technik und jeden Prozess auf seinen "Sinn" zu prüfen und ob die Geld Ausgabe auch gerecht fertig ist. Für Mails die mir "unverlangt" geschickt werden und die keine Signatur aufweisen muss *ich* nicht gerade stehen. Und wir selbst verschicken nichts was vertraglich relevant sein könnte per Mail. Dann wir halt den Tag bis die Unterlagen per Post ankommen. Umso "teurer" ein Projekt ist, desto mehr "Warten" ist sowieso üblich.

    Für unseren anderen Tools wirft etwa das Kommerz-Supportforum 1x im Monat pro Diskussionsbaum ein PDF heraus, dass dann gesichert wird. Ist aber im Prinzip auch nur teure Paranoia, weil bei 5000¤ Maximalschaden pro Gerät sich "eigentlich" der Aufwand nicht lohnt.

    Und vor Gericht heißt es dann, der Kollege kann sich nicht erinnern ob er vor 5 Jahren beim Mittagessen den Mailer offen gelassen hat und jemand anderes diese Aussage eingetippt hat. Solche Dinge sind nie Prozessentscheidend.

    Das bildet man sich im Mailausdrucker-Deutschland nur gerne ein.

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  11. Re: archivierung? und außerdem.

    Autor albion 07.02.13 - 17:44

    abgesehen davon, dass es wohl kaum ein unternehmen gibt das nicht in irgendeiner art und weise archiviert, hier mal was rechtlich alles als "handelsbrief" eingestuft wird und somit archivierungspflichtig ist (§238 Abs. 2 HGB):

    "Aufträge (auch Änderungen und Ergänzungen), Auftragsbestätigungen, Versandanzeigen, Frachtbriefe, Lieferpapiere, Reklamationsschreiben Rechnungen und Zahlungsbelege sowie schriftlich gefasste Verträge."

    dazu kommen dann noch die arten von mails (auch mails die betreffende inhalte im anhang haben), die steuerrechtliche bedeutung haben:

    "Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, die Eröffnungsbilanz sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen, (...), Buchungsbelege, (...)."

    zur dauer:
    "Gemäß § 147 Abgabenordnung sind die als Handels- oder Geschäftsbriefe einzustufenden E-Mails sechs Jahre aufzubewahren, sofern nicht in anderen Steuergesetzen kürzere Aufbewahrungsfristen zugelassen sind."

    (http://www.it-recht-kanzlei.de/rechtliche-vorgaben-e-mail-archivierung.html)

    archivierung ist fester bestandteil von compliance ist fester bestandteil der unternehmenspflichten und wird nicht erst wichtig, wenn eine betriebsprüfung ansteht.

    ________________________________________________________________
    "Trink ein Glas Wein, das verlangsamt deine Reflexe" - Alf

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  12. Re: archivierung? und außerdem.

    Autor PaBa 07.02.13 - 18:31

    Das gute an der Abschaffung von Mails ist, dass die Achrivierung einfacher wird. Keine "Infos" mehr, die unkontrolliert ans gesamte Unternehmen versendet werden.
    Infos gehören in ein Unternehmenshandbuch und nicht in eine Mail. Das Unternehmenshandbuch kann archiviert werden.

    Projektbesprechungen führt man als Microblog auch besser, da Personen, die nachrtäglich eintreten, sofort den gesamten Diskussionsverlauf einsehen können. Wichtige Infos vergammeln nicht in einzelnen Postkörben. Der Microblog kann archiviert werden.

    Rechnungen, Mahnungen und Co: Wir sind noch nicht so weit, dass eine Email als so Rechtssicher angesehen wird, wie ein Brief. Und auch diese Art von Kommunikation kann gezielt archiviert werden: Teammail-Account für Eingang und Ausgang - und so viel muss nicht per Mail kommuniziert werden.

    Reklamationsbearbeitung und sonstige Workflows: Hier sind alle Nachrichten besser am Workflow im wfms hinterlegt und nicht in den einzelnen Postkörben. Macht die Recherche einfacher.

    Als letztes noch ein Gedanke: Wenn Anhänge per Mail versendet werden, dann passiert folgendes:
    Original auf Festplatte, Email an x Empfänger -> Anhang im Postausgang + x mal im Posteingang (ggfs. auch beim Absender, wegen Kopie an sich selbst). Dann speichern sich alle den Anhang auf der Festplatte ab und wir erzeugen mit einer Mail 2*(x+1)* Größe Anhang an Datenmüll. Und das ganze noch mal im Mailarchiv und im Festplattenbackup. Da werden aus 1mb schnell mal 50.

    Jm2c -paul

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  13. Re: archivierung? und außerdem.

    Autor OnlineGamer 07.02.13 - 19:37

    Trockenobst schrieb:
    --------------------------------------------------------------------------------
    > Wir haben in unseren Arbeits- und Projektverträgen immer drinstehen, dass
    > wir alles der Post und schriftlich haben wollen.

    Muhahahahahahahahah .... danke!

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  14. Ui ...

    Autor OnlineGamer 07.02.13 - 19:44

    ... der Staat verlangt eine lückenlose Dokumentation über Jahre hinweg.

    Du hast einfach null Plan!

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  15. Re: Ui ...

    Autor Layer8problem 08.02.13 - 23:06

    Archivierungspflicht besteht für alle E-Mails, das ist Recht und Gesetz und fertig. Und zwar in unveränderbarer Form, für die gleiche Dauer wie auch für Papier-Geschäftsdokumente.
    In der Praxis wird's nur oft nicht so genau genommen weil wegen wenig Erfahrungen mit Kontrollen. ;-)

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  16. Re: archivierung? und außerdem.

    Autor glacius 11.02.13 - 11:37

    Ist das Dein ernst? Bestellungen und Rechnungen per EMAIL?
    Ein Grossunternehmen mit knapp 75000 Mitarbeitern, tausenden von Lieferanten und Projekten und die sollen per EMAIL bestellen und abrechnen? Schon mal was von Compliance gehört? NO WAY!
    Man schreibt dem Lieferant vielelicht eine Email um über Details zu einem Auftrag zu sprechen, Verträge, Bestellungen und Rechnungen laufen aber sicher über Tools wie SAP SRM, Kataloge, Vetragsmanagement Software etc.
    Also kein Grund ALLE Emails zu archivieren!

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  17. Re: archivierung? und außerdem.

    Autor albion 11.02.13 - 13:05

    nicht alle, aber wie gesagt alle relevanten emails.

    bestellungen & rechnungen per mail trifft halt i.d.r nicht auf große unternehmen zu. nichtsdestotrotz sind mails die solche dinge enthalten eben per gesetz archivierungspflichtig, egal ob das jetzt jemand macht oder nicht. also alles gut.

    ________________________________________________________________
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