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Was die Leute immer gegen e-Mails haben

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  1. Was die Leute immer gegen e-Mails haben

    Autor: M.P. 21.03.18 - 08:02

    Es ist natürlich etwas schwieriger, den "Gesprächsfäden" über eine Vielzahl von Mails zu folgen, aber es ist hoffentlich nicht eine generelle Abneigung, etwas schriftlich festzuhalten.
    Leute, die sich an mündliche Zusagen aus Meetings nicht mehr erinnern können, kenne ich zu Genüge.
    An etwas "was geschrieben steht" fühlt man sich eher gebunden...

    Mich interessiert eher, WAS man verwendet, um schriftlich zu kommunizieren, und nicht WAS NICHT....

    JIRA?
    Assana?
    Blossom?



    1 mal bearbeitet, zuletzt am 21.03.18 08:03 durch M.P..

  2. Re: Was die Leute immer gegen e-Mails haben

    Autor: foho 21.03.18 - 08:09

    so schauts aus.

    in meiner alten firma gabs auch immer wieder probleme mit gesprächen "zwischen tür und angel".
    das ging so weit das leute dafür (mmn. zu unrecht) entlassen wurden.

    seit dem tag mach ich alles was wichtig und verbindlich ist, nur noch über mail.
    seitdem schlaf ich auch viel besser.

  3. Re: Was die Leute immer gegen e-Mails haben

    Autor: xmaniac 21.03.18 - 08:12

    Wenn ich (oder besser das ganze Team) mal wieder mündlich verpflichtet wurde etwas “so“ umzusetzen, obwohl ich mehrfach gewarnt habe, dass es “so“ kacke wird, und sich die Entscheider anschließend nicht daran erinnern... dann wünsche ich mir schriftliche Memos!

    Und ich glaube genau das ist der Grund, warum sowas von Oben aus nicht gerne gemacht wird. Und dann kommt immer noch gerne die Behauptung es ginge doch jetzt um Lösungen, und nicht darum ob und wer es vorher gewusst habe. Aber nun müssen halt alle mal am Wochenende Überstunden machen... außer der Person die falsch entschieden hat. Ist ja auch nicht mehr nachvollziehbar!



    1 mal bearbeitet, zuletzt am 21.03.18 08:13 durch xmaniac.

  4. Re: Was die Leute immer gegen e-Mails haben

    Autor: jnv 21.03.18 - 08:15

    Kritikpunkte die ich kenne (zusätzlich zu deinem Gesprächsfadenproblem):
    - dauert länger als ein tatsächliches Gespräch. Tippen ist langsamer als reden. Rhetorik lässt sich durch Ton, Mimik und Gestik eindeutiger und schneller vermitteln, als Ausformulierungen und Emojis.
    - Texte werden schnell zu lang. Kernpunkte sind ggf zwisschen vielen Zeilen verborgen.
    - kein direktes Feedback wie im Gespräch. Im Gespräch kann man jemanden schneller unterbrechen um Rückfragen zu stellen, Ausschweifungen zu verhindern, Falschaussagen zu korrigieren etc.
    - das CC-Problem. Oft wird eine zu große Gruppe von Leuten "in CC gesetzt". Das verschwendet nur deren Zeit. Iim Gespräch könnten die einfach gehen.

    Natürlich kann man da durch Training und Regeln noch an manchen Punkten feilen. Aber allein der Geschwindigkeitsunterschied und die Möglichkeit für schnelles Feedback machen direkte Kommunikation unersetzlich imho.

    Ein guter Mittelweg ist meiner Erfahrung nach: kurze Meetings mit anschließendem Protokoll. Das Protokoll kann im einfachsten Fall tatsächlich die Email an alle Teilnehmer sein ("wie eben besprochen ...").

    Sich strikt für eine Variante zu entscheiden (alles schriftlich oder alles mündlich) halte ich für schlicht falsch.

  5. Re: Was die Leute immer gegen e-Mails haben

    Autor: foho 21.03.18 - 08:38

    als tip:
    ich nehm mir nach jeder besprechung die zeit, schreibe 10 minuten nochmal zusammen was wir besprochen haben ( aus meinen notizen während der besprechung) und schick sie an alle die dabei waren.
    zu beginn gibts noch komische mails mit "hä, das hab ich so garnicht gesagt" und "nein, moment, du hast mich da falsch verstanden"
    mit der zeit gibt sich das aber, vorallem weil die leute sich dann genötigt fühlen nochmal zu reflektieren und zu antworten WAS genau man da angeblich falsches geschrieben hat.

    Mittlerweile machen das mehrere kollegen so, weniger aus freundlichkeit den kollegen gegenüber als vielmehr als selbstschutz.

  6. Re: Was die Leute immer gegen e-Mails haben

    Autor: NoTaxiDriver 21.03.18 - 08:53

    Ich sag den Kollegen auch immer, wenn was anfällt, dass sie mir eine eMail dazu schreiben sollen.

    Wenn mal was kurzfristiges eintritt oder schnell erledigt werden muss, ist natürlich ein Anruf okay.

    Nur geht beim Telefonieren eventuell hier und da eine Information unter oder jemand vergisst was. Bei einer Mail kann man nachsehen, einem Gespräch nicht.

  7. Re: Was die Leute immer gegen e-Mails haben

    Autor: Dromedarius 21.03.18 - 09:02

    E-Mail ist nicht (gut) einsichtig für Dritte. Aus E-Mail entstehende Entscheidungen sind schwer nachvollziehbar (insbesondere für Dritte oder Neue). E-Mail ist nicht gut integriert in die üblichen Tools, also Versions-Kontrolle, Projekt-Planung, Bug-Tracking, Logging und Kunden-Support. E-Mail ist eher eine 1:1-Kommunikation, was nicht gut ist, wenn der gewünschte Ansprechpartner nicht erreichbar ist (krank, Urlaub, versetzt, whatever) und der Status ist nicht erkennbar.

    Wir sind aus dem Gründen im Laufe der Zeit auf GitHub-Projects und Slack umgestiegen mit Integration von Sentry, CircleCI und Google-Apps. Ist vielleicht Datenschutzmäßig für eine grosse Firma problematisch, aber für können ja auch Jira, Confluence und Co nehmen, für ein kleines Startup ist die Kombination top.

  8. Re: Was die Leute immer gegen e-Mails haben

    Autor: Dino13 21.03.18 - 09:06

    Aber warum auf Slack, warum solche empfindliche Daten nach außen geben? Es gibt OS Alternativen die man auch noch problemlos alleine Hosten kann.

  9. Re: Was die Leute immer gegen e-Mails haben

    Autor: eXXogene 21.03.18 - 10:32

    M.P. schrieb:
    --------------------------------------------------------------------------------
    .
    > Leute, die sich an mündliche Zusagen aus Meetings nicht mehr erinnern
    > können, kenne ich zu Genüge.
    > An etwas "was geschrieben steht" fühlt man sich eher gebunden...

    Deshalb sollte man nach wichtigen Meetings auch Minutes schreiben und an alle Teilnehmer versenden. Wenn jemand nicht einverstanden ist was notiert wurde, wird der sich schon melden.


    Anyway verstehe ich den Ubi Projekt Manager nicht so ganz weil er sagt das er lieber weniger Emails schreibt, auch wenn er dann sehr viel Reisen muss. Es gibt genug Konferenz Tools ala Webex die Anzahl der Reisen deutlich zu reduzieren.

    Fortschritte in Projekten kann man übrigens super mit Mattermost bzw Wekan dokumentieren.

  10. Re: Was die Leute immer gegen e-Mails haben

    Autor: M.P. 21.03.18 - 11:03

    Wir schreiben keine Minutes mehr, sondern sofort während des Meetings JIRA-Issues, bzw. diskutieren welche, die seit dem letzten Meeting neu erfasst worden sind.
    Die werden dann auch direkt priorisiert und in Sprints oder das Backlog einsortiert.

    JIRA ist aber eine ziemliche Mail Spam Schleuder. Da kriegt man bei Änderungen an einem Issue immer Mails, selbst, wenn jemand z. B. einen Rechtschreibfehler in der Beschreibung korrigiert hat.

    Da lobe ich mir meinen Posteingangsassistenen von Outlook ;-)

  11. Re: Was die Leute immer gegen e-Mails haben

    Autor: mächtigesBadabumm 21.03.18 - 11:32

    Ja eine schriftliche Fixierung von Arbeitsaufträgen finde ich auch sinnvoll, allerdings empfinde ich E-Mails als das schlechteste Medium dafür. Bei mir auf Arbeit setzen wir auch eher auf persönliche direkte Kommunikation (Meetings, (Video) Telefonate, Instant Messenger,...).

    Umgesetzt wird aber letztendlich nur, was im Backlog auch definiert ist, egal was vorher besprochen wurde, so hat man die nötige Transparenz, wer was in Auftrag gegeben hat und wer es gebaut hat.

    E-Mails gibt es natürlich auch bei uns weiterhin, aber die wenigen von Menschen versendeten Emails enthalten eher so "For your info"-Zeugs.

    Situationen in denen E-Mails in schnellen Takt hin und her gehen und in denen Arbeitsaufträge verpackt sind, werden bei uns eher als Warnsignal betrachtet, dass gerade etwas richtig schief läuft. Unser Teamimmunsystem ist mittlerweile ganz gut darauf trainiert, diesen Zustand (nach Behebung des Problems) schnell wieder zu korrigieren.

    edit: typos

    M.P. schrieb:
    --------------------------------------------------------------------------------
    > ...
    > Leute, die sich an mündliche Zusagen aus Meetings nicht mehr erinnern
    > können, kenne ich zu Genüge.
    > An etwas "was geschrieben steht" fühlt man sich eher gebunden...
    >
    > Mich interessiert eher, WAS man verwendet, um schriftlich zu kommunizieren,
    > und nicht WAS NICHT....



    1 mal bearbeitet, zuletzt am 21.03.18 11:34 durch mächtigesBadabumm.

  12. Re: Was die Leute immer gegen e-Mails haben

    Autor: krawatte 21.03.18 - 11:41

    Habe auch mal in einem Unternehmen gearbeitet, in dem es mehrere Geschäftsführer gab, von denen später keiner mehr per E-Mail kommunizieren wollte.

    Das lag vor allem daran, dass die sich gegenseitig angelogen haben und man als Entwickler dazwischen stand und halt mit den E-Mails belegen konnte, was kommuniziert wurde.
    Das führte dazu, dass man wegen jedem furz nur noch angerufen wurde oder durch halb Deutschland fliegen musste um im Stuhlkreis bullshit-meetings zu halten, mit Hochstaplern die aufgrund ihrer Nähe zum Chef eigentlich nur gelabert, aber nie gearbeitet haben. Denen ging es auch niemals darum irgendetwas fertig zu machen, sondern das Projekt nur in die Länge zu ziehen und andere im Kreis drehen zu lassen, damit die sich mit nichtstun die Taschen voll machen können.

  13. Re: Was die Leute immer gegen e-Mails haben

    Autor: krawatte 21.03.18 - 11:50

    jnv schrieb:
    --------------------------------------------------------------------------------
    > Kritikpunkte die ich kenne (zusätzlich zu deinem Gesprächsfadenproblem):
    > - dauert länger als ein tatsächliches Gespräch. Tippen ist langsamer als
    > reden. Rhetorik lässt sich durch Ton, Mimik und Gestik eindeutiger und
    > schneller vermitteln, als Ausformulierungen und Emojis.

    Rhetorik ist im Arbeitsumfeld unangebracht. Gerade bei der Zusammenarbeit mit Programmierern, sollte so sachlich wie möglich und kurz und bündig kommuniziert werden. Hier fehlt außerdem die Anfahrt die bei größeren Unternehmen auch schon mal einen Tag in Anspruch nehmen kann und die verlorene Zeit aller Teilnehmer.

    > - Texte werden schnell zu lang. Kernpunkte sind ggf zwisschen vielen Zeilen
    > verborgen.

    In Gesprächen wird zu 50% um den heißen Brei herumgeredet.

    > - kein direktes Feedback wie im Gespräch. Im Gespräch kann man jemanden
    > schneller unterbrechen um Rückfragen zu stellen, Ausschweifungen zu
    > verhindern, Falschaussagen zu korrigieren etc.

    Die Unterbrecher möchten auch gerne, dass sein Gegenüber gar nicht erst zu Wort kommt, wenn dieser eine andere Position zum Context vertritt.

    > - das CC-Problem. Oft wird eine zu große Gruppe von Leuten "in CC gesetzt".
    > Das verschwendet nur deren Zeit. Iim Gespräch könnten die einfach gehen.
    >

    Die selben Leute sitzen dann ja auch im Meeting, sonst wären die nicht in CC.

    > Natürlich kann man da durch Training und Regeln noch an manchen Punkten
    > feilen. Aber allein der Geschwindigkeitsunterschied und die Möglichkeit für
    > schnelles Feedback machen direkte Kommunikation unersetzlich imho.
    >
    > Ein guter Mittelweg ist meiner Erfahrung nach: kurze Meetings mit
    > anschließendem Protokoll. Das Protokoll kann im einfachsten Fall
    > tatsächlich die Email an alle Teilnehmer sein ("wie eben besprochen ...").

    Wenn das Schoßhündchen vom Projektleiter das Protokoll führt, schreibt der dann genau das ins Protokoll was dieser hören will. Ich habe schon unzählige Meetings erlebt indem es gar nicht darum ging etwas zu diskutieren, sondern wo der Projektleiter einfach seine Meinung betonieren wollte.

    >
    > Sich strikt für eine Variante zu entscheiden (alles schriftlich oder alles
    > mündlich) halte ich für schlicht falsch.

    Das stimmt natürlich. Wo Meetings meistens funktionieren ist innerhalb von Teams auf einer Ebene. Es funktioniert aber nicht mehr, wenn Entwickler, Projektleiter und Entscheidungsträger in einem Raum sitzen. Der Projektleiter versucht dann IMMER die Oberhand im Gespräch zu finden und das Ergebnis kann auf keinen fall lauten, dass die Projektleitung etwas vermasselt hat. Dann lieber noch mal 3 Jahre im Kreis drehen.

  14. Re: Was die Leute immer gegen e-Mails haben

    Autor: krakos 21.03.18 - 13:13

    M.P. schrieb:
    --------------------------------------------------------------------------------
    > Wir schreiben keine Minutes mehr, sondern sofort während des Meetings
    > JIRA-Issues, bzw. diskutieren welche, die seit dem letzten Meeting neu
    > erfasst worden sind.
    > Die werden dann auch direkt priorisiert und in Sprints oder das Backlog
    > einsortiert.

    So wurde is nem alten Projekt gehandhabt. Und führ ich ähnlich aktuell weiter, leider nicht immer ein PC vorhanden, dann aufschreiben.

    >
    > JIRA ist aber eine ziemliche Mail Spam Schleuder. Da kriegt man bei
    > Änderungen an einem Issue immer Mails, selbst, wenn jemand z. B. einen
    > Rechtschreibfehler in der Beschreibung korrigiert hat.
    Lässt sich für jeden Individuell einstellen. Zudem kann man sich als Beobachter rausnehmen lassen.

  15. Re: Was die Leute immer gegen e-Mails haben

    Autor: M.P. 21.03.18 - 13:43

    Als die Entscheidung gefallen war, wurden die technischen Voraussetzungen geschaffen, dass in allen Besprechungsräumen online gearbeitet werden kann.

    Bei Kunden finden solche Meetings in der Regel nicht statt. Die Mitarbeiter, die Kundenkontakt haben, bringen den Input vom Kunden mit, und haben ihn auch in der Regel schon vorab in Jira-Issues gegossen ...

  16. Re: Was die Leute immer gegen e-Mails haben

    Autor: picaschaf 21.03.18 - 18:44

    Dino13 schrieb:
    --------------------------------------------------------------------------------
    > Aber warum auf Slack, warum solche empfindliche Daten nach außen geben? Es
    > gibt OS Alternativen die man auch noch problemlos alleine Hosten kann.


    Was wird nach außen gegeben? Schon mal etwas von Verschlüsselung gehört?
    Und „selbst Hosten“ ist genau der Knackpunkt. Ein Unternehmen soll ein Produkt gem. seiner Kernkompetenz entwickeln und sich nicht mit 100 anderen Themen aufhalten. Außerdem geht das nur immer nach hinten los, bestes Beispiel: Email Server.

  17. Re: Was die Leute immer gegen e-Mails haben

    Autor: minnime 22.03.18 - 08:32

    krawatte schrieb:
    --------------------------------------------------------------------------------
    > Habe auch mal in einem Unternehmen gearbeitet, in dem es mehrere
    > Geschäftsführer gab, von denen später keiner mehr per E-Mail kommunizieren
    > wollte.
    >
    > Das lag vor allem daran, dass die sich gegenseitig angelogen haben und man
    > als Entwickler dazwischen stand und halt mit den E-Mails belegen konnte,
    > was kommuniziert wurde.
    > Das führte dazu, dass man wegen jedem furz nur noch angerufen wurde oder
    > durch halb Deutschland fliegen musste um im Stuhlkreis bullshit-meetings zu
    > halten, mit Hochstaplern die aufgrund ihrer Nähe zum Chef eigentlich nur
    > gelabert, aber nie gearbeitet haben. Denen ging es auch niemals darum
    > irgendetwas fertig zu machen, sondern das Projekt nur in die Länge zu
    > ziehen und andere im Kreis drehen zu lassen, damit die sich mit nichtstun
    > die Taschen voll machen können.

    Dieser Beitrag und auch so einige andere, eigentlich der halbe Thread haben den Grundtenor. Entwickler oder allgemein Techniker, IT machen immer alles richtig und das Management grundsätzlich alles falsch und ist nutzlos. Allerdings habe ich schon andere Erfahrungen gemacht. Nämlich, dass die beschriebene Konstellation durchaus, temporär vorkommt, in der Regel aber alles so funktioniert wie es soll. Das Management führt, die Techniker arbeiten. Der Manager hat die Aufgabe einen roten Faden rein zu bringen. Dass das ganz gut funktioniert sieht man wenn es fehlt. Ich habe schon Entwickler ohne Führung gesehen. Die haben irgendwann angefangen sich in technischen Details zu verzetteln, an Stellen zu optimieren wo es nicht nötig war und sind ewig nicht fertig geworden. Oder es wurde am Kundenbedarf vorbei entwickelt, weil die Lösung so "eleganter" war und Features eingebaut, einfach weil es ging. Kurzum, etwas Zurückhaltung beim BWLer Bashing, so unnütz wie es hier wirkt sind sie keinesfalls.

  18. Re: Was die Leute immer gegen e-Mails haben

    Autor: M.P. 22.03.18 - 09:09

    Gerade in dem oben beschriebenen Fall scheint das aber anders gewesen zu sein.
    Bei solchen Konstellationen sollte man aber konsequent sein, und sich einen anderen Arbeitsplatz suchen.

    Wenn emails das einzig Schriftliche in einem Entwicklungsprozess sind, läuft etwas schief....

    Der rote Faden ist schon gut, aber der Verlauf des Fadens sollte dokumentiert sein, und nicht nur in den Gehirnen der Leitungsebene vorhanden sein.

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