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Meeting == Zeitverschwendung

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  1. Meeting == Zeitverschwendung

    Autor: /mecki78 10.03.20 - 15:33

    Das gilt offline wie online, denn mit effizienten Arbeiten haben Meetings so gut wie nie etwas zu tun.

    Statt eine Vortrag vor Publikum zu halten ist es viel effizienter wenn jemand das ganze schriftlich festhält, an alle betreffende Personen verschickt und diese dann ihre Fragen oder Kommentare dazu auch schriftlich einreichen, so dass man diese erst sammeln und dann koordiniert auf einmal schriftlich beantworten kann.

    Geht es wirklich darum, etwas "auszudiskutieren", dann ist es viel effizienter, wenn man dafür einen kleinen Fachkreis bildet aus zwei bis drei, maximal vier Experten, die auch erst einmal schriftlich alle ihnen wichtigen Punkte und ihre persönliche Meinung festhalten und dann jeder das Dokument der anderen durchliest. Am Ende müssen diese Leute dann nur noch strittige Punkte klären (denn in vielen Punkten wird man sich sowieso einig sein), was ich jeweils in Einzelgesprächen tun würde (also immer zwei Experten diskutieren unter sich). Wurden alle Streitigkeiten in Einzelgesprächen geklärt, dann wird ein gemeinsames Positionspapier verfasst, wofür man auch kein Meeting braucht, sondern ein Tool, das es mehreren Autoren erlaubt gemeinsam ein Collaboration Tools zu bearbeiten.

    Geht es hingegen darum ein großes Event zu koordinieren, tut man sich viel leichter, wenn alles in einem Collaboration Tool festgehalten wird (Zeitpläne, TODO Listen, Aufgabenverteilungen, Verantwortlichkeiten), schon alleine deswegen, weil man dort jederzeit nachlesen kann, was mal beschlossen wurd und wenn später mal jemand dazu kommt, er sozusagen alles bisher beschlossene an einem zentralen Ort zum nachlesen vorfindet. Gibt es hier etwas zu besprechen, dann läuft das fast immer auf Einzelgespräche hinaus.

    Das Meetings ineffizient sind, das sieht man schon daran, dass Meetings mit ein paar dutzend Teilnehmern, die physische in einem Raum diskutieren, am Ende kaum noch brauchbare Ergebnisse liefern. Zum Vergleich: Es gibt Software Projekte, an denen arbeiten an die tausend Menschen, verteilt über die ganze Welt und diese Menschen koordinieren sich rein über Mailinglisten, BBs, Bugtracking Systeme und Collaboration Tools und das funktioniert super, trotz deren Anzahl und räumlichen Distanz.

    Und nichts gegen eine kurzfristige Telefonkonferenz, wo ggf. mal zwei Leute einen dritten dazu holen, weil sie eine Rückfrage haben oder eine Info brauchen, aber das sollte immer und jederzeit möglich sein, dafür muss man nicht extra langfristig ein Meeting einberufen oder planen.

    /Mecki



    1 mal bearbeitet, zuletzt am 10.03.20 15:34 durch /mecki78.

  2. Re: Meeting == Zeitverschwendung

    Autor: Peter V. 10.03.20 - 16:29

    Kommt wohl auf die Menschen an. Persönliche Gespräche sollten ja aus vielen Aspekten heraus wichtig sein.

  3. Re: Meeting == Zeitverschwendung

    Autor: /mecki78 10.03.20 - 20:16

    Peter V. schrieb:
    --------------------------------------------------------------------------------
    > Kommt wohl auf die Menschen an.

    Wer wirklich daran interessiert ist, etwas voran zu bringen, der wird Meetings immer als Behinderung empfinden, denn während er dort herum sitzt, bringt er nichts voran. Und anscheinend hat diese Person aktuell dann auch keinen Klärungsbedarf, denn gäbe es Dinge, die man klären müsste, dann könnte die Person ja sowieso nicht weiterarbeiten, bevor man dieses nicht erst geklärt hat, oder? Und wenn so jemand einen Klärungsbedarf hat, dann geht er direkt zum Verantwortlichen, der so etwas entscheiden darf bzw. muss, trägt das Problem vor und wartet auf einen Entscheidung, damit er danach wieder zügig weiterarbeiten kann. Wenn der sich nicht traut das zu entscheiden, es nicht entscheiden darf oder selber Rücksprache halten muss, dann soll er das tun, deswegen aber einen arbeitswilligen Angestellten von seiner Arbeit abzuhalten ist idiotisch.

    In Meetings sitzen also nur Leute, die eigentlich nicht wirklich gerade etwas zu tun haben, dann hätten sie etwas zu tun, dann hätten sie gar keinen Zeit für so ein Meeting. Und diese Leute besprechen dort dann, am besten noch mit Kaffee und Schnittchen und viel Smalltalk, in 60 Minuten das, was man effektiv hätte in 10 Minuten klären können, bzw. am Ende wird sowieso nur das gemacht, was der Chef für richtig hält und das hätte man auch gleich und ganz ohne Meeting haben können, indem man dem Chef einfach alle Meinungen und Ideen vorliegt und er dann sagt "So und so wird es gemacht"; fertig.

    /Mecki

  4. Re: Meeting == Zeitverschwendung

    Autor: Seit-GNN-Leser 10.03.20 - 22:06

    Es kommt sehr wohl immer auf die Umstände, die Häufigkeit, den Teilnehmern, dem Inhalt etc. pp. an. Deshalb gilt vielmehr:

    IF ( Meeting == Zeitverschwendung ) THEN {

    Meeting.Cancel();

    } ELSE {

    Meeting.Call();

    }

  5. Re: Meeting == Zeitverschwendung

    Autor: /mecki78 10.03.20 - 22:39

    Seit-GNN-Leser schrieb:
    --------------------------------------------------------------------------------
    > Es kommt sehr wohl immer auf die Umstände, die Häufigkeit, den Teilnehmern,
    > dem Inhalt etc. pp. an.

    Das kannst du so pauschal behaupten, aber die Wahrheit ist, kein Mensch braucht Meetings, kein Unternehmen braucht Meetings. Es gibt nichts, dass man ausschließlich, besser oder schneller in einem Meeting klären könnte als über diverse alternative, effizientere und auch effektivere Kommunikationskanäle. Statt also ineffiziente offline Meetings in eine sonst sehr effizient gestaltete Onlinewelt quetschen zu wollen, warum nicht einfach die bereits existierenden Alternativen dieser Onlinewelt einfach aufgreifen und nutzen?

    Denn was auch immer ich jemanden sagen möchte, das kann ich auch niederschreiben (siehst du doch gerade, oder?) und im Zweifel geht nichts über das geschriebene Wort, weil das ist dokumentiert, das ist nachlesbar, das kann man archivieren und hinterher kann es keinen Streit darüber geben, wer was gesagt hat oder nicht gesagt hat oder was angeblich beschlossen oder nicht beschlossen wurde, weil alles schwarz auf weiß festgehalten wurde und zwar nicht von einem Protokollführer, den du hinterher vorwerfen kannst nur die Hälfte protokolliert zu haben oder die Aussage einer Person komplett missverstanden und falsch niedergeschrieben zu haben, sondern alles wurde von den betreffenden Personen selber niedergeschrieben.

    Und gibt es Rückfragen, Anmerkungen oder Kritik, so ist diese am besten auch schriftlich festzuhalten, vor allem, weil dann jeder nachlesen kann, was andere bereits gefragt oder kritisiert haben, auch die, die eben damals gar nicht dabei waren, auch die, die überhaupt erst drei Monate später beim Unternehmen angefangen haben zu arbeiten. Die müssen nicht die gleichen Fragen erneut stellen oder die gleiche Kritik vorbringen, sondern können sich einfach der niedergeschriebenen anschließen.

    Auch Ergebnisse hält man am besten schriftlich fest, weil nur so ist klar, wer eigentlich jetzt welchen konkreten Arbeitsauftrag bekommen hat, wer sich um was kümmern muss und wer für was verantwortlich ist und auch den Kopf hinhalten muss, wenn das in die Hose geht. Hier darf es am Ende keine offenen Frage geben und da jeder nur das im Kopf behalten wird, was ihn direkt betrifft, ist es wichtig, dass er auch nachlesen kann, was die anderen betrifft, z.B. wenn er sich eben mit den verantwortlichen für X koordinieren muss, sich aber natürlich nicht gemerkt hat, wer jetzt für X verantwortlich ist.

    Wenn man aber am Ende sowieso alles schriftlich festhält, für was genau braucht man dann bitte ein physisches, Video- oder Audio-Meeting? Damit man mehr Arbeit hat und alles nochmal extra niederschreiben darf, was gesagt wurde? Und das ist effizient, weil...?

    /Mecki

  6. Re: Meeting == Zeitverschwendung

    Autor: minnime 10.03.20 - 23:02

    /mecki78 schrieb:
    --------------------------------------------------------------------------------
    > Statt eine Vortrag vor Publikum zu halten ist es viel effizienter wenn
    > jemand das ganze schriftlich festhält, an alle betreffende Personen
    > verschickt
    Kommt drauf an, was man für ein Lerntyp ist, bei manchen ist audiovisuell tatsächlich besser. Oder wenn man viel vorzutragen hat, mehr als ein bis zwei Seiten Text braucht man gar nicht rumschicken, das liest kaum einer zu mehr als die Hälfte.

    > und diese dann ihre Fragen oder Kommentare dazu auch schriftlich
    > einreichen, so dass man diese erst sammeln und dann koordiniert auf einmal
    > schriftlich beantworten kann.

    Wie lange soll das denn dauern, das kostet ja auch ewig Zeit.

    > Geht es wirklich darum, etwas "auszudiskutieren", dann ist es viel
    > effizienter, wenn man dafür einen kleinen Fachkreis bildet aus zwei bis
    > drei, maximal vier Experten

    alles ab zwei, spätestens drei Personen ist auch ein Meeting

    > die auch erst einmal schriftlich alle ihnen
    > wichtigen Punkte und ihre persönliche Meinung festhalten und dann jeder das
    > Dokument der anderen durchliest. Am Ende müssen diese Leute dann nur noch
    > strittige Punkte klären (denn in vielen Punkten wird man sich sowieso einig
    > sein), was ich jeweils in Einzelgesprächen tun würde (also immer zwei
    > Experten diskutieren unter sich). Wurden alle Streitigkeiten in
    > Einzelgesprächen geklärt, dann wird ein gemeinsames Positionspapier
    > verfasst, wofür man auch kein Meeting braucht

    Wie gesagt, wie lange soll das dauern? Das beschriebene Vorgehen klingt irre aufwändig. Der ganze Schriftkram muss auch erstmal erstellt werden. Da würde ich lieber schnell ein Meeting machen, gerade wenn es nur vier Mann sind, zumindest am Anfang.

    > Geht es hingegen darum ein großes Event zu koordinieren, tut man sich viel
    > leichter, wenn alles in einem Collaboration Tool festgehalten wird
    > (Zeitpläne, TODO Listen, Aufgabenverteilungen, Verantwortlichkeiten), schon
    > alleine deswegen, weil man dort jederzeit nachlesen kann, was mal
    > beschlossen wurde und wenn später mal jemand dazu kommt, er sozusagen alles
    > bisher beschlossene an einem zentralen Ort zum nachlesen vorfindet. Gibt es
    > hier etwas zu besprechen, dann läuft das fast immer auf Einzelgespräche
    > hinaus.

    Das funktioniert so nicht, Dinge wie Zeitpläne, Todolisten und Aufgaben müssen von einem erstellt werden, da können nicht mehrere drin rummalen. Wenn es darum geht die zu bearbeitenden Aufgaben überhaupt erst zu finden, dürfte ein Brainstorming effektiver sein. Zumindest initial ist wohl die Besprechung effektiver, dann kommt es in so ein Tool oder wird sonstwo aufgeschrieben und dann kann man immernoch Ergänzungen vornehmen.
    Abgesehen davon dürfte es bei obiger Methode zu recht vielen Einzelgesprächen kommen, die die Effizienz auffressen.

    > Das Meetings ineffizient sind, das sieht man schon daran, dass Meetings mit
    > ein paar dutzend Teilnehmern, die physische in einem Raum diskutieren, am
    > Ende kaum noch brauchbare Ergebnisse liefern. Zum Vergleich: Es gibt
    > Software Projekte, an denen arbeiten an die tausend Menschen, verteilt über
    > die ganze Welt und diese Menschen koordinieren sich rein über
    > Mailinglisten, BBs, Bugtracking Systeme und Collaboration Tools und das
    > funktioniert super, trotz deren Anzahl und räumlichen Distanz.

    Bei diesen Open Source Projekten stehen aber die Aufgaben schon oder die Leute suchen sich selbst aus was sie machen, das ist was anderes als organisatorische Arbeit, z.B. eine Veranstaltung zu organisieren.

  7. Re: Meeting == Zeitverschwendung

    Autor: xUser 11.03.20 - 00:33

    /mecki78 schrieb:
    --------------------------------------------------------------------------------
    > Seit-GNN-Leser schrieb:
    > ---------------------------------------------------------------------------
    > -----
    > > Es kommt sehr wohl immer auf die Umstände, die Häufigkeit, den
    > Teilnehmern,
    > > dem Inhalt etc. pp. an.
    >
    > Das kannst du so pauschal behaupten, aber die Wahrheit ist, kein Mensch
    > braucht Meetings, kein Unternehmen braucht Meetings. Es gibt nichts, dass
    > man ausschließlich, besser oder schneller in einem Meeting klären könnte
    > als über diverse alternative, effizientere und auch effektivere
    > Kommunikationskanäle. Statt also ineffiziente offline Meetings in eine
    > sonst sehr effizient gestaltete Onlinewelt quetschen zu wollen, warum nicht
    > einfach die bereits existierenden Alternativen dieser Onlinewelt einfach
    > aufgreifen und nutzen?
    >
    > Denn was auch immer ich jemanden sagen möchte, das kann ich auch
    > niederschreiben (siehst du doch gerade, oder?) und im Zweifel geht nichts
    > über das geschriebene Wort, weil das ist dokumentiert, das ist nachlesbar,
    > das kann man archivieren und hinterher kann es keinen Streit darüber geben,
    > wer was gesagt hat oder nicht gesagt hat oder was angeblich beschlossen
    > oder nicht beschlossen wurde, weil alles schwarz auf weiß festgehalten
    > wurde und zwar nicht von einem Protokollführer, den du hinterher vorwerfen
    > kannst nur die Hälfte protokolliert zu haben oder die Aussage einer Person
    > komplett missverstanden und falsch niedergeschrieben zu haben, sondern
    > alles wurde von den betreffenden Personen selber niedergeschrieben.
    >
    > Und gibt es Rückfragen, Anmerkungen oder Kritik, so ist diese am besten
    > auch schriftlich festzuhalten, vor allem, weil dann jeder nachlesen kann,
    > was andere bereits gefragt oder kritisiert haben, auch die, die eben damals
    > gar nicht dabei waren, auch die, die überhaupt erst drei Monate später beim
    > Unternehmen angefangen haben zu arbeiten. Die müssen nicht die gleichen
    > Fragen erneut stellen oder die gleiche Kritik vorbringen, sondern können
    > sich einfach der niedergeschriebenen anschließen.
    >
    > Auch Ergebnisse hält man am besten schriftlich fest, weil nur so ist klar,
    > wer eigentlich jetzt welchen konkreten Arbeitsauftrag bekommen hat, wer
    > sich um was kümmern muss und wer für was verantwortlich ist und auch den
    > Kopf hinhalten muss, wenn das in die Hose geht. Hier darf es am Ende keine
    > offenen Frage geben und da jeder nur das im Kopf behalten wird, was ihn
    > direkt betrifft, ist es wichtig, dass er auch nachlesen kann, was die
    > anderen betrifft, z.B. wenn er sich eben mit den verantwortlichen für X
    > koordinieren muss, sich aber natürlich nicht gemerkt hat, wer jetzt für X
    > verantwortlich ist.
    >
    > Wenn man aber am Ende sowieso alles schriftlich festhält, für was genau
    > braucht man dann bitte ein physisches, Video- oder Audio-Meeting? Damit man
    > mehr Arbeit hat und alles nochmal extra niederschreiben darf, was gesagt
    > wurde? Und das ist effizient, weil...?

    Wenn man erst nach dem BER fertig sein muss kann man das so machen. Alle anderen setzen ein kurzes Abstimmungsmeeting an und dann sind alle auf dem gleichen Stand. Etwaige Rückfragen sind schnell geklärt oder werden im Nachgang rumgeschickt.
    Der Vorteil von Meetings ist, dass es nicht nur Broadcast ist, sondern dass man auch direkt Feedback zum Grad des Verständnisses erhält. Text deckt nur einen sehr kleinen Teil des Kommunikationsspektrums ab.

  8. Re: Meeting == Zeitverschwendung

    Autor: Oldy 11.03.20 - 09:06

    Ich denke, Du warst noch bei keinem vernünftigen Meeting dabei. ^^
    Ein Meeting ist natürlich nur so gut wie sein Leader. Mit einem vernünftig abgehaltenen Meetig und da meine ich keine Diskussionsrunden, kann eine Menge Zeit und an Problemen gespart werden.

    Als Architekt hole ich immer gern die Gewerke an einem Tisch um das Projekt zu erklären und zu Fragen wo es in der Zusammenarbeit Probleme Probleme geben kann. Das reicht i.R. am Anfang einmal aus.

  9. Re: Meeting == Zeitverschwendung

    Autor: Muhaha 11.03.20 - 10:27

    /mecki78 schrieb:
    --------------------------------------------------------------------------------
    > Das gilt offline wie online, denn mit effizienten Arbeiten haben Meetings
    > so gut wie nie etwas zu tun.

    Das stimmt. WÄHREND eines Meetings wird nichts konkret am Projekt gearbeitet.

    Ansonsten vermute ich, dass Du noch nie ein gut geführtes, konzentriertes Meeting erlebt hast, sondern die in der Regel total sinnlosen Palaverrunden.

    Ein gutes Meeting dauert selten länger als 20-30 min. Dies so zu gestalten ist Aufgabe dessen, der ein Meeting einberuft UND es ist die Pflicht eines jeden Teilnehmers sich kurz zu halten, sich an die Agenda zu halten und nicht plötzlich anfangen in ganz anderen Themen herumzumäandrieren.

  10. Re: Meeting == Zeitverschwendung

    Autor: Peter V. 11.03.20 - 22:15

    /mecki78 schrieb:
    --------------------------------------------------------------------------------
    > Wer wirklich daran interessiert ist, etwas voran zu bringen, der wird
    > Meetings immer als Behinderung empfinden, denn während er dort herum sitzt,
    > bringt er nichts voran. Und anscheinend hat diese Person aktuell dann auch
    > keinen Klärungsbedarf, denn gäbe es Dinge, die man klären müsste, dann
    > könnte die Person ja sowieso nicht weiterarbeiten, bevor man dieses nicht
    > erst geklärt hat, oder? Und wenn so jemand einen Klärungsbedarf hat, dann
    > geht er direkt zum Verantwortlichen, der so etwas entscheiden darf bzw.
    > muss, trägt das Problem vor und wartet auf einen Entscheidung, damit er
    > danach wieder zügig weiterarbeiten kann. Wenn der sich nicht traut das zu
    > entscheiden, es nicht entscheiden darf oder selber Rücksprache halten muss,
    > dann soll er das tun, deswegen aber einen arbeitswilligen Angestellten von
    > seiner Arbeit abzuhalten ist idiotisch.
    >
    > In Meetings sitzen also nur Leute, die eigentlich nicht wirklich gerade
    > etwas zu tun haben, dann hätten sie etwas zu tun, dann hätten sie gar
    > keinen Zeit für so ein Meeting. Und diese Leute besprechen dort dann, am
    > besten noch mit Kaffee und Schnittchen und viel Smalltalk, in 60 Minuten
    > das, was man effektiv hätte in 10 Minuten klären können, bzw. am Ende wird
    > sowieso nur das gemacht, was der Chef für richtig hält und das hätte man
    > auch gleich und ganz ohne Meeting haben können, indem man dem Chef einfach
    > alle Meinungen und Ideen vorliegt und er dann sagt "So und so wird es
    > gemacht"; fertig.

    Gut, wer zu unfähig ist ein einfaches Meeting zu machen, wird auch nichts voran bringen, egal ob er interessiert ist oder nicht. Der sollte aber dann ein scheitern nicht auf Meetings schieben.

  11. Re: Meeting == Zeitverschwendung

    Autor: /mecki78 12.03.20 - 10:29

    Peter V. schrieb:
    --------------------------------------------------------------------------------
    > Gut, wer zu unfähig ist ein einfaches Meeting zu machen, wird auch nichts
    > voran bringen,

    Doch, wird er, denn er arbeitet ja und produziert etwas, was das Unternehmen dann verkaufen/vermieten kann. Er sorgt dafür, dass das Unternehmen den Leuten, die in Meetings sitzen, überhaupt ein Gehalt zahlen kann. Denn Meetings abhalten bringt einem Unternehmen keine Einnahmen und das Unternehmen, die viele Meetings abhalten mehr Einnahmen erzielen als solche, die wenige bis gar keine Abhalten, auch das ergibt sich statistisch nicht, es gibt also auch keinen Beleg dafür, dass Meetings sich positiv auf zukünftige Einnahmen auswirken. Und eines wollen wir doch bitte nicht vergessen: Einnahmen erwirtschaften ist der Grund, warum man ein Unternehmen gründet.

    /Mecki

  12. Re: Meeting == Zeitverschwendung

    Autor: /mecki78 12.03.20 - 11:01

    xUser schrieb:
    --------------------------------------------------------------------------------
    > Wenn man erst nach dem BER fertig sein muss kann man das so machen.

    Hätten die beim BER mal mehr wirklich gearbeitet, statt Wochen lang in Meetings zu sitzen, dann wäre der BER schon lange fertig.

    > Alle anderen setzen ein kurzes Abstimmungsmeeting an

    Online Abstimmung ist in 2 Minuten aufgesetzt; die Personen, die dort abstimmen sollen, werden automatisch benachrichtigt und können abstimmen wann auch immer es ihnen zeitlich gerade passt. Rückfragen können direkt unter der Abstimmung gestellt und beantwortet werden, so dass alle anderen die Frage und die Antwort dort auch sehen. Bist du überhaupt einen Meetingtermin gefunden hast, an dem alle Zeit haben, habe ich schon das Endergebnis der Abstimmung.

    Es gibt diese Tools und fast jeder nutzt sie in der Freizeit... sehr bald wird sich hier die Spreu vom Weizen trennen, denn die Unternehmen, die diese Tools eben auch geschäftlich nutzen, die werden schneller zu Entscheidungen kommen und schneller etwas auf dem Weg bringen und damit dann die Unternehmen hinter sich lassen, die glauben heute noch wie vor 40 Jahren arbeiten zu müssen.

    /Mecki



    1 mal bearbeitet, zuletzt am 12.03.20 11:02 durch /mecki78.

  13. Re: Meeting == Zeitverschwendung

    Autor: /mecki78 12.03.20 - 11:39

    Oldy schrieb:
    --------------------------------------------------------------------------------
    > Als Architekt hole ich immer gern die Gewerke an einem Tisch um das Projekt
    > zu erklären

    Die Gewerke sollten schon lange die Baupläne und konkrete Arbeitsaufträge besitzen, schließlich müssen die auch langfristig im Vorfeld planen. Wenn sie nicht in der Lage sind nur anhand dieser Baupläne ihre Arbeiten durchzuführen, dann sind sie gar nicht qualifiziert überhaupt an dem Projekt mitzuarbeiten.

    Zur Koordination richtet man einen digitalen Kalender ein, wo jeder sehen kann welches Gewerk wann wo vor Ort ist um dort was genau zu tun. Man richtet dann seine Termine eben an den dort bereits eingetragenen aus (hier gilt erst mal "Wer zuerst kommt, mahlt zuerst"), wenn einem aber ein Termin so gar nicht in die eigene Planung passt, dann kontaktiert man das andere Gewerk direkt und versucht hier eine für beide Seiten akzeptable Planung zu finden. Auch kann man dann kurzfristig einen Termin absagen oder verschieben. Über jegliche Änderungen im Kalender werden alle beteiligten automatisch informiert. Alles das gibt das CalDAV Protokoll her, welches manche Systeme sogar ohne Drittsoftware schon unterstützen (macOS, iOS, Windows 10, z.B.), ansonsten ist kostenlose Drittsoftware für jedes System erhältlich, vom PC bis zum SmartPhone.

    Und dann richtet man eine globale TODO Liste ein, wo alle Aufgaben festgehalten werden, die erledigt werden müssen (ggf. mit Deadline) und welches Gewerk sich darum kümmern wird. Hat ein Gewerk eines davon erledigt, wird das einfach abgehakt und alle anderen werden sofort informiert. Steht ein Gewerk vor einem Problem, das ein anderes Gewerk erst lösen muss, dann erstellt es einen neuen Eintrag auf der TODO List. Über so eine Liste ist jederzeit für alle einsehbar wer was bis wann erledigt haben muss. Solche Listen können CalDAV Clients auch verwalten, denn CalDAV kann nicht nur Termine sondern auch TODOs verwalten. Auch diese Liste kann mal also von allen Geräten, immer und überall einsehen und überarbeiten. Über so eine TODO Liste ergibt sich auch automatisch der Projektfortschritt. Ist alles abgehakt, dann ist das Bauvorhaben fertig.

    Außerdem setzt man natürlich einen Gruppenchat auf, für kurzfristige Rückfragen, bei denen nicht klar ist, wem man hier fragen muss. Wer hier eine Frage hat, schreibt die kurz in die Gruppe und wird kurz darauf dann auch Antwort erhalten. Bei Klärungsbedarf können sich dann jederzeit zwei Gruppenteilnehmer in einem Privatchat verziehen und das kann ja auch ein Audio Chat sein (also quasi wie ein Telefonat).

    Genauso habe ich meine letzten beiden Bauvorhaben organisiert und selten sind Bauvorhaben schneller oder koordinierter abgelaufen, oder Termingerechter nach Wunsch fertig geworden; und das fast genau zu den initial geschätzten Kosten. Ein Blick in der Früh aufs Handy in der Früh und es was sofort klar welches Gewerk heute kommt, um was zu tun oder wer was verschieben oder kurzfristig absagen musste. War sich ein Gewerk nicht sicher, wie wir das haben wollen, weil das so nicht aus dem Bauplan heraus zu lesen war, Rückfrage in Gruppenchat und in spätestens 5 Minuten konnte weitergearbeitet werden. Beschlüsse waren alle schriftlich im Chat und für jedermann zum Nachlesen. Musste ein Gewerk mal kurzfristig absagen, wussten das alle in der Früh, dann sind andere Gewerke ggf. auch nicht gekommen oder haben Termine verlegt und das alles direkt in der Früh, so dass noch bevor der erste Hammer geschwungen wurde schon eine aktualisierte Terminplanung vorlagt, die auch sofort wieder allen bekannt war.

    Zum Vergleich: Meine Mutter hatte letztes Jahr auch einen Umbau, der wurde so organisiert, wie du es vorgeschlagen hast. Ergebnis: Nie wusste jemand genau Bescheid, Gewerke haben sich kaum an Pläne gehalten, was in der Früh in der Besprechung beschlossen wurde war am Abend teilweise schon wieder vergessen (kein schriftliches Protokoll der Beschlüsse!), der ganze Zeitplan war nur Makulatur, weil der Architekt ihn zentral verwaltet hat, aber die Gewerke quasi ständig Änderungen wollten, so dass er eigentlich zu keinem Zeitpunkt jemals aktuell war oder jemals auch nur den bisherigen IST-Zustand abbilden konnte. Niemand wusste über den Projektfortschritt Bescheid. Wenn es offene Frage gab, sagte der Bauleiter so und der Architekt so, aber die Bauherren wollten eigentlich so. Ist ein Gewerk einfach nicht aufgetaucht, dann wusste auch niemand Bescheid bzw. angefangene Arbeiten musste abgebrochen werden und dann sind auch andere Gewerke wieder abgezogen. Ständig war irgendwer jemand anderem am Hinterhertelefonieren, den er gerade nicht hat erreichen können, und wieder war die ganze Zeitplan für die Katz. Ergebnis: Der ganze Umbau hat viel länger gedauert als geplant (fast doppelt so lange), er ist viel teurer geworden (daher auch nicht final fertig, weil irgendwann das Geld alle war) und die Bauherren sind in großen Teilen unzufrieden mit dem Ergebnis; und das alles trotz täglicher Besprechungen der Gewerke mit den Bauherren und regelmäßiger Statusmeetings der Gewerke mit den Bauherren und Architekten.

    /Mecki

  14. Re: Meeting == Zeitverschwendung

    Autor: /mecki78 12.03.20 - 11:44

    Muhaha schrieb:
    --------------------------------------------------------------------------------
    > Ansonsten vermute ich, dass Du noch nie ein gut geführtes, konzentriertes
    > Meeting erlebt hast, sondern die in der Regel total sinnlosen
    > Palaverrunden.

    Meetings, bei denen Leute nur Vorträge halten, lassen sich durch ein Handout ersetzen. Ich kann schneller lesen was in einem Handout steht als mir das jemand da vorne erzählen kann. Und ich bin frei das Handout dort bzw. dann zu lesen, wo es mir zeitlich gerade dazwischen passt, anders als ein Meeting muss also nicht ein Zeitslot für X Leute gefunden werden, in denen diese Leute dann nicht produktiv arbeiten können, sondern jeder muss nur einen Zeitslot für sich selber finden.

    /Mecki

  15. Re: Meeting == Zeitverschwendung

    Autor: /mecki78 12.03.20 - 12:02

    minnime schrieb:
    --------------------------------------------------------------------------------
    > Oder wenn man viel vorzutragen hat, mehr als ein bis
    > zwei Seiten Text braucht man gar nicht rumschicken, das liest kaum einer zu
    > mehr als die Hälfte.

    Gerade wenn man viel vorzutragen hat sind Meetings ineffektiv, weil jeder Mensch schneller lesen kann als Redner typischer Weise etwas vortragen. Und wenn es zu deinem Job gehört, dass zu lesen, heißt dann "das ließt kaum einer mehr als zu Hälfte", dass man denen dann auch nur den halben Lohn zahlen darf?

    >
    >> und diese dann ihre Fragen oder Kommentare dazu auch schriftlich
    >> einreichen, so dass man diese erst sammeln und dann koordiniert auf
    >> einmal schriftlich beantworten kann.
    >
    > Wie lange soll das denn dauern, das kostet ja auch ewig Zeit.

    Es kostet eben nicht mehr Zeit, denn die einzelnen Zeiten darf man nicht aufaddieren. Da hier jeder dann seine Frage stellen kann, wann es ihm zeitlich gerade passt und jeder dann die Frage beantworten kann, wann es ihm zeitlich gerade passt und nicht alle einen Termin finden müssen, wo sie für X Minuten dann alle Arbeiten liegen lassen, kann jeder das in seinen Arbeitsfluss so einbauen, dass es diesen am wenigsten stört. Dabei darf nur die Zeit des einzelnen gezählt werden und die wird bei keinem einzigen über der Gesamtzeit eines Meetings liegen. Sie wird aber bei vielen unter dieser Zeit liegen (und genau hier liegt der Vorteil!), was aber nicht der Fall gewesen wäre, wenn man ein Meeting einberufen hätte, weil das dauert dann für alle gleich lange (mit anderen Worten: Nur weil Teilnehmer X mehr Diskussionsbedarf hat, müssen alle anderen länger ihre Arbeit liegen lassen).

    > alles ab zwei, spätestens drei Personen ist auch ein Meeting

    Ein Meeting ist ein zeitlich koordiniertes und begrenztes Ereignis, das an einem bestimmten Ort stattfinden und an dem ein vorher definierter Personenkreis teilnimmt. Wenn 2-4 Facharbeiter die nächsten Arbeitstage damit verbringen, ein gemeinsames Konzeptpapier zu erarbeiten, dann ist das kein Meeting, dann ist das deren Arbeitsauftrag für die kommenden Tage und diese Leute gehen hier ihrer Arbeit nach. 20 Büroarbeiter, die in einem Großraumbüro zeitgleich an der gleichen Sache arbeiten halten dort auch kein "Meeting" ab.

    > Der ganze Schriftkram muss auch erstmal erstellt werden.

    Das muss er auch im Anschluss an ein Meeting, denn ein Meeting mit nur mündlichen Beschlüsse ist nichts wert.

    > Das funktioniert so nicht, Dinge wie Zeitpläne, Todolisten und Aufgaben
    > müssen von einem erstellt werden

    Unfug. Du lebst halt auch noch im letzten Jahrhundert. In einer dezentralen Arbeitswelt muss gar nichts zentral erstellt werden, mal ganz davon ab, das alle dieses Systeme ja auch ein Rechtesystem mitbringen, d.h. es muss nicht jeder alles dürfen (z.B. jeder darf ein TODO erstellen, aber nur seine eigenen TODOS ändern, usw.) und diese Systeme auch Moderation erlauben (jeder kann ein TODO erstellen, aber damit es auf der Liste erscheint, muss einer der Listen Admins das absegnen). Du suchst hier gerade nur ausreden, um nicht effizient arbeiten zu müssen, das ist alles.

    /Mecki



    1 mal bearbeitet, zuletzt am 12.03.20 12:03 durch /mecki78.

  16. Re: Meeting == Zeitverschwendung

    Autor: DxC 23.03.20 - 22:28

    Danke Mecki,

    ich halte deine Arbeitsweise für sinnvoll.
    Wir haben auch solche Tools und keiner nutzt sie - das liegt eventuell daran das die Inhalte immer in den Meetings von einer Person gepflegt werden. Damit stirbt sofort das Eigeninteresse selbst Inhalte zu pflegen.

    "Meetings nur für Konkrete Diskussionen zwischen 2-4 (maximal 8 Perosonen) die gerade einen konkreten Fall lösen müssen (eventuell in "Echtzeit" / synchron)

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Weclapp-CTO Ertan Özdil
"Wir dürfen nicht in Schönheit und Perfektion untergehen!"

Der CTO von Weclapp träumt von smarter Software, die menschliches Eingreifen in der nächsten ERP-Generation reduziert. Deutschen Perfektionismus hält Ertan Özdil aber für gefährlich.
Ein Interview von Maja Hoock


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