Digitale Zeiterfassung

[fadedpolo]

Muss diese Zeiterfassung eine Software von einem externen Hersteller sein oder kann da auch ein internes Programm genutzt werden?

[Oktavian]

> Muss diese Zeiterfassung eine Software von einem externen Hersteller sein
> oder kann da auch ein internes Programm genutzt werden?

Du kannst das lösen wie Du willst. Es kann intern wie extern sein, Du kannst eine klassische Stechuhr benutzen, Du kannst auch ein Buch auslegen, in dem jeder seine Zeiten einträgt. Die Erfassung muss nicht elektronisch erfolgen. Sie muss nur glaubhaft sein.

In einer früheren Firma lag am Empfang ein Ringbuch, jeder Tag eine Seite, und da trug halt jeder MA sein kommen und gehen und seine Pausen ein. Die Sekretärin übernahm das gelegentlich in SAP. Das ist vollkommen konform.

[Rizzo_Spacerat]

Das Problem hier ist wie so üblich:

Die Grundidee ist super.

Normal ist auch: Dann kommt die kriminelle Energie und Anwälte ins Spiel.

Zu 1: Oh Ton Geschäftsführung "Tragt da ein was ok ist, den Rest machen wir unter der Hand" oder "Mir schreibt keiner vor wie ich arbeite, ich bin High Performer. Ich brenne für die Firma" blablabla.....

Zu 2: Rechtssicherheit. Manipulationssicherheit. Korrekheit der Eingaben. Das wird durch x Gerichtsverfahren so derartig aufgebläht. Das dann eine Zertifizierte Software (deren Zertifizierung nur große Konzerne stemmen können) nötig wird die dann riiichtig Geld kostet.

[Oktavian]

> Zu 2: Rechtssicherheit. Manipulationssicherheit. Korrekheit der Eingaben.
> Das wird durch x Gerichtsverfahren so derartig aufgebläht. Das dann eine
> Zertifizierte Software (deren Zertifizierung nur große Konzerne stemmen
> können) nötig wird die dann riiichtig Geld kostet.

In den meisten Bereichen ist man da doch ziemlich vernünftig unterwegs.

Fahrtenbuch kannst du im Auto ganz klassisch mit der Hand führen, gar kein Problem. Deine Buchhaltung in der Firma kannst Du auch klassisch manuell mit Büchern machen und händisch eintragen, solange Du Dich an ein paar Randbedingungen hältst und nicht zu groß bist.

Im Endeffekt musst Du bei einer Prüfung den Prüfer überzeugen, dass deine Lösung seriös und angemessen ist. Hier geht es um eine arbeitsrechtliche und keine steuerrechtliche Vorschrift, und da sind die Prüfer vergleichsweise zugänglich.

[scrumdideldu]

Oktavian schrieb:
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> Du kannst das lösen wie Du willst.
Fast ja!

> In einer früheren Firma lag am Empfang ein Ringbuch, jeder Tag eine Seite,
Aber so garantiert nicht! Ein offen ausliegendes Buch in dem jeder der vorbeikommt sehen kann von wann bis wann jemand gearbeitet hat?

No way!

[Oktavian]

> Aber so garantiert nicht! Ein offen ausliegendes Buch in dem jeder der
> vorbeikommt sehen kann von wann bis wann jemand gearbeitet hat?
>
> No way!

Ja, ich weiß, das geht heute nicht mehr. Früher hatten wir in den Büros sogar Türen, da konnte man einfach vorbei gehen, sehen wer da ist und den Leuten beim Arbeiten zugucken. Wir hatten auch Fenster, da konnte man auf den Parkplatz gucken und sehen, wer kommt und geht. Wenn man um 16 Uhr ging, gab es auch schon mal Sprüche wie "Na, halber Tag Urlaub?".

Das haben wir inzwischen geändert. Jeder mauert hinter sich die Türe zu, außerdem sitzen alle Kollegen mit Papiertüten über dem Kopf an den Schreibtischen. Auf der Tüte steht die nur noch ein Pseudonym, das täglich wechselt. Fenster gibt es auch keine mehr.

Ja, heute würde man das anders lösen. Und wenn jeder täglich ein Zettelchen mit seinen Daten ausfüllt und in eine Box wirft, dann ist man wieder einen Schritt weiter. Die Zettelchen muss natürlich denn jemand sortieren und archivieren.

[Tuxraxer007]

Rizzo_Spacerat schrieb:
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> Zu 2: Rechtssicherheit. Manipulationssicherheit. Korrekheit der Eingaben.
> Das wird durch x Gerichtsverfahren so derartig aufgebläht. Das dann eine
> Zertifizierte Software (deren Zertifizierung nur große Konzerne stemmen
> können) nötig wird die dann riiichtig Geld kostet.
Jeder der ein elektronisches Fahrtenbuch führt für seinen Dienstwagen kennt doch das Thema - es muss manipulationssicher und nachvollziehbar sein - somit fallen Excel-Tabellen raus, die erkennt das Finanzamt nicht an.
Mache ich eine Änderung drin, weil ich mich vertan habe, kann ich den falschen Eintrag nicht löschen sondern der bleibt bestehen aber z.b. durchgestrichen - somit ist er nachvollziehbar.

Genauso ist das bei unserem Zeiterfassungssystem auch, wenn ich nachträglich ne Änderung machen, weil ich z.b. abends noch ne Stunde gearbeitet habe, ist das nachvollziehbar im System, das ich den Tag korrigiert habe.

[Sybok]

Tuxraxer007 schrieb:
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> Rizzo_Spacerat schrieb:
> ---------------------------------------------------------------------------
> -----
> > Zu 2: Rechtssicherheit. Manipulationssicherheit. Korrekheit der
> Eingaben.
> > Das wird durch x Gerichtsverfahren so derartig aufgebläht. Das dann eine
> > Zertifizierte Software (deren Zertifizierung nur große Konzerne stemmen
> > können) nötig wird die dann riiichtig Geld kostet.
> Jeder der ein elektronisches Fahrtenbuch führt für seinen Dienstwagen kennt
> doch das Thema - es muss manipulationssicher und nachvollziehbar sein -
> somit fallen Excel-Tabellen raus, die erkennt das Finanzamt nicht an.
> Mache ich eine Änderung drin, weil ich mich vertan habe, kann ich den
> falschen Eintrag nicht löschen sondern der bleibt bestehen aber z.b.
> durchgestrichen - somit ist er nachvollziehbar.

Außer man schreibt das ganze Fahrtenbuch am Ende "kreativ" neu. Wirklich überzeugend ist die "Manipulationssicherheit" von geschriebenem Text keinesfalls.

> Genauso ist das bei unserem Zeiterfassungssystem auch, wenn ich
> nachträglich ne Änderung machen, weil ich z.b. abends noch ne Stunde
> gearbeitet habe, ist das nachvollziehbar im System, das ich den Tag
> korrigiert habe.

Damit wird allenfals verhindert, dass *Du* nachträglich unbemerkt manipulierst. Wer die Datenbank kontrolliert, wird das trotzdem können.

[ThorstenMUC]

Wir hatten hier schon seit einigen Jahre ein einfaches Excel-Template, welches jeder Mitarbeiter selbst pflegt (Vertrauensarbeitszeit). Ziel war es nichts zu überkomplizieren und den Overhead so gering, wie möglich zu halten.
Es sollte den AN nur transparent gemacht werden, wieviel sie arbeiten bzw. halt auch mal flexibel mehr zu arbeiten - das sich aber auch durch Freizeitausgleich wieder holen zu können.
Auch ist so eine Erfassung nützlich für die Headcount-Planung in den Teams, weil der Teamleiter gegenüber der GL jetzt auch mit Zahlen belegen kann, dass seine Abteilung viel Mehrarbeit (eigentlich sind "Überstunden" nochmal was anderes) macht und deshalb der/die zusätzliche KollegIn sinnvoll wäre

Selbst diese Lösung ist nach unserem Berater ausreichend für die jetzt kommenden Anforderungen - weshalb wir dieses Template einfach auch in 2023 weiter nutzen.

[MCCornholio]

Arbeite in einem DAX Konzern.
Wir haben ein Mitarbeiter Portal mit allen möglichen Self-Services.
Unter anderem die Zeiterfassung.

Einfach alle 2-3 Tage loggt man sich da ein und trägt halt für die Tage dann nach wann man angefangen und aufgehört hat.

[Sascha K.]

Rizzo_Spacerat schrieb:
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> Das Problem hier ist wie so üblich:
>
> Die Grundidee ist super.
>
> Normal ist auch: Dann kommt die kriminelle Energie und Anwälte ins Spiel.
>
> Zu 1: Oh Ton Geschäftsführung "Tragt da ein was ok ist, den Rest machen wir
> unter der Hand"

In manchen Firmen bedeutet das künftig nur, dass "Teamplayer" ihre Überstunden gefälligst nicht dokumentieren. Selbst schon erlebt: "Oh, schon 10 Stunden, wir müssen uns jetzt alle ausloggen, wegen Arbeitsrecht und so. In 5 Minuten geht es weiter..."

[retsamemit]

Lösen kann man das, wie man möchte. Es wäre prinzipiell auch eine Aufzeichnung in Papierform möglich. Da die Erfassung und Dokumentation in digitalen und spezialisierten Zeiterfassungen so gut und einfach ist, sollte das eher über eine professionelle Lösung erfolgen. Es geht letztlich auch um Dinge, wie die Berücksichtigung von gesetzlichen Pausenregelungen. Hier kann eine Zeiterfassung, wie z.B. (Timemaster, www. timemaster.de), viel besser unterstützen.