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Zehn Jahre archivieren

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  1. Zehn Jahre archivieren

    Autor: Replay 14.01.10 - 12:21

    > Das Prüfprotokoll ist in digitaler Form gemeinsam mit der signierten Rechnung
    > revisionssicher zehn Jahre lang zu archivieren.

    Das ist genau das Problem. Dem Kunden wird also auferlegt, zehn Jahre die elektronische Rechnung zu archivieren und lesbar (!) zu halten. Blanke Utopie.

    Also druckt der Kunde die Rechnung aus. Allerdings berechtigt diese ausgedruckte Rechnung nicht zum Vorsteuerabzug. Nur die elektronische Rechnung berechtigt dazu und auch nur in Verbindung mit der Signatur.

    Schön gedacht, blöd gemacht.

    Krieg ist Frieden, Freiheit ist Sklaverei, Unwissenheit ist Stärke. Das Ministerium für Wahrheit.

  2. Re: Zehn Jahre archivieren

    Autor: hoFFy 14.01.10 - 12:26

    > Mit der browserbasierten Anwendung eRechnung will Datev kleinen und mittleren
    > Unternehmen diese Arbeiten abnehmen.

  3. Re: Zehn Jahre archivieren

    Autor: Replay 14.01.10 - 12:35

    Und wenn man nicht bei Datev ist? Wenn ich (mit meinem Unternehmen nicht bei Datev) vom Händer A einen Drucker kaufe, der bei Datev ist, bekomme ich eine elektronische Rechnung. Und ich, als nicht-Datev-Kunde, muß das Ding (die Rechnung, nicht den Drucker ^^) zehn Jahre archivieren.

    Ich habe schon eine nette Ansammlung solcher Rechnungen, die ich derzeit in einem Verzeichnis auf der Festplatte (und in zwei Sicherungen) habe. Ob und wie die Dinger zehn Jahre lesbar bleiben, weiß ich derzeit noch nicht. Der Ausdruck ist ja ungültig...

    Krieg ist Frieden, Freiheit ist Sklaverei, Unwissenheit ist Stärke. Das Ministerium für Wahrheit.

  4. Re: Zehn Jahre archivieren

    Autor: hoFFy 14.01.10 - 12:40

    Ah falsch gelesen. Ich hatte es aus Sicht des Lieferanten gelesen, da wir mit unserer Buchhaltung nämlich Datevkunde sind und selbst schon über elektronische Rechnungen nachgedacht haben, das Ganze aber wegen zu Hoher Kosten bei der Signierung verworfen haben. Denn wirklich interessant wird das Ganze ja erst, wenn entweder der Versand an sich schon günstiger als ein Brief ist, oder aber man ein so hohes Volumen jeden Tag an Rechnungen hat, dass der Aufwand für das Ausdrucken, Eintüten und Verschicken sich dann wieder gegenrechnen lässt.

  5. Re: Zehn Jahre archivieren

    Autor: n.Olivier 14.01.10 - 12:57

    Vielleicht ist ja mal die EU schneller.
    Denn dort wird schon lange überlegt, den Mitgliedstaaten aufzuerlegen, die PDF-Rechnung der Papierrechnung gleich zu stellen, da beide in gleicher weise Fälschnungssicher sind und das Signieren somai als nicht sinnvoll bzw. hemmend gesehen wird.

  6. Re: Zehn Jahre archivieren

    Autor: Hagen Schramm 14.01.10 - 13:03

    Replay schrieb:
    --------------------------------------------------------------------------------
    > Das ist genau das Problem. Dem Kunden wird also auferlegt, zehn Jahre die
    > elektronische Rechnung zu archivieren und lesbar (!) zu halten. Blanke
    > Utopie.

    Wieso? Was glaubst Du wieviele pdf-Dateien in einen A4-Ordner passen?

    Nee, mal im Ernst, ich denke man kann davon ausgehen, dass ein Modul für den Erhalt der Lesbarkeit der Dokumente integriert sein wird. Ansonsten wär die Nummer ja mehr als hohl.

  7. Re: Zehn Jahre archivieren

    Autor: hoFFy 14.01.10 - 13:20

    Andersrum ist man aber ja auch zur Archivierung von steuerrelevanten E-Mails gesetzlich verpflichtet... was sagt ihr dazu?

  8. Re: Zehn Jahre archivieren

    Autor: Hagen Schramm 14.01.10 - 13:57

    Geschäftliche eMails unterliegen generell einer Aufbewahrungspflicht, egal ob steuerrelevant oder nicht.

  9. Re: Zehn Jahre archivieren

    Autor: hoFFy 14.01.10 - 14:10

    Hagen Schramm schrieb:
    --------------------------------------------------------------------------------
    > Geschäftliche eMails unterliegen generell einer Aufbewahrungspflicht, egal
    > ob steuerrelevant oder nicht.

    Nicht direkt. Die Anfrage für ein Angebot ist auch eine geschäftliche E-Mail, muss jedoch nicht archiviert werden. Da gibt es noch gewisse Unterschiede. Aber im Grunde ist es egal wie weit man da unterscheidet meiner Meinung nach, denn eigentlich wäre es schwer zu bewerten was archiviert werden muss und was nicht, also sollte einfach alles archiviert werden. Technisch ja auch am Einfachsten zu realisieren.
    Nur sollte man dann im selben Atemzug die Mitarbeiter dafür unterschreiben lassen, dass sie mit der Archivierung einverstanden sind und gleichzeitig keine privaten Mails mehr verschicken, denn die dürfen ja nicht archiviert werden wegen Datenschutz, lassen sich aber ja nur schwerstens filtern.
    Also gegenüber den Mitarbeitern absichern und alles archivieren. Meine Meinung.

  10. Re: Zehn Jahre archivieren

    Autor: Amanda B. 14.01.10 - 15:18

    Ich kann Dir mit leichtigkeit innerhalb von Minuten ein pdf ändern.

    Selbst wenn diese geschützt sind. Dazu gibt es etliche Tools im Netz.

  11. Re: Zehn Jahre archivieren

    Autor: Amanda B. 14.01.10 - 15:24

    Also keine Ahnung wie das bei euch so ist...

    ..aber wir drucken jede Rechnung die wir per mail bekommen einfach aus und diese kommt dann ganz normal zu den Eingangsrechnungen.
    Da gibts dann auch keine Nachteile von wegen keine Vorsteuer abziehen und so.
    Im Gegenteil.. es könnte sogar der Verkäufer Probleme bekommen, da er sie per mail gesendet hat.

    Bei den Rechnungen steht dann auch immer nett dabei "zertifiziert".. wobei... es ist dann doch nur ein stinknormales pdf und der Versender wollte sich einfach nur das Postporto sparen.

    Aufbewahren kann man bei der elektronischen Form eh vergessen.
    Einmal eine Platte defekt schon sind 100erte mails weg, gleich mitsamt aller darin enthaltenen Rechnungen. Man macht ja nicht alle 3 Minuten eine Sicherung... desweiteren wäre der Datenberg nach kurzer Zeit nichtmehr übersehbar.

    Nene.. ausdrucken.. in den Ordner.. und gut is.

    Das elektronische Büro wird auch in Zukunft noch eine Vision bleiben.

  12. Re: Zehn Jahre archivieren

    Autor: Balkanfuzzi 14.01.10 - 16:02

    Sollte Deine Platte abrauchen und Du hast die Rechnungen schon beim Steuerberater, kannst Du sie Dir dort wiederholen. Denn auch er muss die Mandantenunterlagen zehn Jahre aufbewahren...

  13. Re: Zehn Jahre archivieren

    Autor: Hagen Schramm 14.01.10 - 16:06

    Private eMails am Arbeitsplatz sind ja ohnehin ein umstrittenes Thema. Aber das handhabt ja jeder anders. Beim Thema Anfrageschreiben und Angebot wirds auch wieder interessant. Aber in Zeiten sinkender Speicherpreise und effektiveren Sicherungssystemen sollte das definitiv keine Rolle mehr spielen. Bin da Deiner Meinung. Alles archivieren und gut.

  14. Re: Zehn Jahre archivieren

    Autor: Amanda B. 14.01.10 - 16:10

    Wir geben unsere Rechnungen tatsächlich unserer Buchhalterin.
    Diese bringt sie uns aber immer wieder zurück *g*

    Unser Steuerberater hingegen bekommt nur die Zusammenfassung unserer Buchhalterin.

    Ist das in elektronischer Form anders?

  15. Re: Zehn Jahre archivieren

    Autor: decaflon 14.01.10 - 16:13

    > Da gibts dann auch keine Nachteile von wegen keine Vorsteuer abziehen und
    > so.

    Naja, in den meisten Fällen ist es ja schwer nachzuweisen, dass Du die Rechnung selber ausgedruckt hast.

    Wenn dem Finanzamt aber bekannt ist, dass es eine ausgedruckte Onlinerechnung ist (zB O2 oder EPlus), dann kann es schon Schwierigkeiten beim Vorsteuerabzug geben.

    > Aufbewahren kann man bei der elektronischen Form eh vergessen.
    > Einmal eine Platte defekt schon sind 100erte mails weg, gleich mitsamt
    > aller darin enthaltenen Rechnungen. Man macht ja nicht alle 3 Minuten eine
    > Sicherung...

    Schon mal was von automatischen Backups gehört?

    > desweiteren wäre der Datenberg nach kurzer Zeit nichtmehr
    > übersehbar.

    Willst Du damit sagen, in einen Leitzordner passt mehr rein als auf eine Festplatte?

  16. Re: Zehn Jahre archivieren

    Autor: Der Steuerprofi 14.01.10 - 17:46

    @ Amanda B.:
    Vergesst nicht, dass es neben der Empfängerseite (euch) auch einen Versender gibt. Wenn es bei diesem eine BP gab und eine Kontrollmitteilung in eurer Akte landet, dann kann das nette Folgen haben: "Wie Sie haben die Rechnung in Papierform? Wir waren letzte Woche bei Ihrem Lieferanten... der versendet nur noch digital." und damit wird mal eben die *gesamte* Buchhaltung der letzten X Jahre vom FA *verworfen* ;)

    Nur um klar zustellen:
    Bei so genannten "Kleinstbetragrechnungen" <=150 EUR mag es Spielraum geben. Wer aber eine Rechnung >150 EUR derart behandelt, wird irgendwann* böse aufwachen ;-)


    Und zur allgemeinen Speicherung: Ein Unternehmen was HGB, KonTraG, GDPdU oder Basel II unterliegt (das dürfte so ziemlich jedes sein), hat *jeglichen* Schriftverkehr aufzuheben. Dazu gehören auch Mails. Und ja, wirklich *jede* Nachricht die es in das Postfach geschafft hat, muss laut Gesetz revisionssicher für 10 Jahre vorgehalten werden (sei es die private Nachricht oder der Potenzmittel-Spam). Sollte irgendwann einmal im Rahmen irgendeiner Prüfung/Rechtsstreitigkeit auf das Archiv zugegriffen werden, entscheiden im Zweifel die Richter, was relevant ist und was nicht. :-)

    ...alleine aus diesem Grund sollte man sich als Arbeitnehmer schon überlegen, inwieweit man seine berufliche Adresse für nicht-berufliche Dinge verwendet. Denn wir haben nun gelernt, dass auch nach Ausscheiden aus dem Unternehmen, die privaten Nachrichten noch mind. 10j vorgehalten werden.


    * Statistisch wird jedes große Unternehmen alle 4,3j geprüft, Mittelständler alle 12,8j Jahre. Gerade Selbständige und Freiberufler sollten aufpassen. Das Gesetz erlaubt es, dass jederzeit geprüft werden kann. Kam es in der Vergangenheit zu Auffälligkeiten (hoher Vorsteuerabzug, verspätete Voranmeldungen/Erklärungen, Unstimmigkeiten oder bei Kontrollmitteilungen), kann es schnell Besuch geben. Gerade für die letzte Gruppe kann es dann schnell teuer werden, wenn ein eifriger BP'ler aus jeder Rechnung den Vorsteuerabzug streicht... alles schon erlebt.

  17. Re: Zehn Jahre archivieren

    Autor: mro 14.01.10 - 20:39

    > wirklich *jede* Nachricht die es in das Postfach geschafft hat, muss laut
    > Gesetz revisionssicher für 10 Jahre vorgehalten werden (sei es die private
    > Nachricht oder der Potenzmittel-Spam).

    Spam und private Mails archivieren? Wo kann man das nachlesen? (ernsthaft)

  18. Re: Zehn Jahre archivieren

    Autor: Helfer des Steuerprofis 15.01.10 - 00:57

    mro schrieb:
    --------------------------------------------------------------------------------
    > > wirklich *jede* Nachricht die es in das Postfach geschafft hat, muss
    > laut
    > > Gesetz revisionssicher für 10 Jahre vorgehalten werden (sei es die
    > private
    > > Nachricht oder der Potenzmittel-Spam).
    >
    > Spam und private Mails archivieren? Wo kann man das nachlesen? (ernsthaft)

    Wir müssen zwei Dinge unterscheiden:
    - Handelsrecht
    - Steuerrecht

    Bei letzterem siehe § 147 AO.

    In der Formulierung ist immer die Rede von "steuerlich relevanten Daten". Das Problem dabei ist, dass ein Steuerpflichtiger hier andere Ansichten haben kann (und haben wird), als bspw. das Finanzamt. Deshalb hat sich der Gesetzgeber gedacht, dass im Zweifel das Finanzamt entscheidet. Daraus ergibt sich in der Umkehr, dass das Unternehmen nicht kann/darf, welche Mails es aufbewahrt und welche nicht - das FA könnte es ja anders sehen. Folglich müssen wirklich *alle* Nachrichten, die es in und aus(!) dem Postfach geschafft haben, gespeichert bleiben.

    Eine gleiche Regelung findet sich auch im HGB. Hier entscheidet im Zweifel der Richter, was relevant ist. Den passenden Paragraphen kann dir sicherlich ein HGB-Experte nennen.

    Abschließend noch ein Verweis zu http://de.wikipedia.org/wiki/E-Mail-Archivierung#Widerspruch_zwischen_Anforderungen_der_GDPdU_und_dem_Postgeheimnis

    Das ist übrigens nicht nur in Deutschland so. Bspw. wurde die Sache Intel vs. AMD durch gespeicherte E-Mails belegt. Golem hatte darüber berichtet.

  19. Re: Zehn Jahre archivieren

    Autor: narf 15.01.10 - 11:35

    Amanda B. schrieb:
    --------------------------------------------------------------------------------
    > Also keine Ahnung wie das bei euch so ist...
    >
    > ..aber wir drucken jede Rechnung die wir per mail bekommen einfach aus und
    > diese kommt dann ganz normal zu den Eingangsrechnungen.

    sehr schönes Verfahren, damit wird dann auch jeder Vorteil von elektronischen Rechnungen verworfen.

    > Da gibts dann auch keine Nachteile von wegen keine Vorsteuer abziehen und
    > so.

    dazu gab es von Buchhalter nette Ausführungen...

    [..]
    > Aufbewahren kann man bei der elektronischen Form eh vergessen.
    > Einmal eine Platte defekt schon sind 100erte mails weg, gleich mitsamt
    > aller darin enthaltenen Rechnungen. Man macht ja nicht alle 3 Minuten eine
    > Sicherung... desweiteren wäre der Datenberg nach kurzer Zeit nichtmehr
    > übersehbar.

    Ich denke der Gesetzgeber meint mit sicherer Aufbewahrung nicht, dass die Daten auf Deiner (am besten lokalen) Platte landen, sondern in entsprechenden Archiven (und für die Trolle: diese können nicht so ohne weiteres geändert werden, da die Daten in diesen Archiven nur noch lesend vorliegen). Neben der Speicherung der Daten bieten diese auch noch den Vorteil, dass ein Viewer für die Dokumente sowie Inidzierungskriterien integriert sind.
    Diese Archive sollten dann natürlich auch auf passender Hardware mit der entsprechenden Sicherung laufen.

    > Das elektronische Büro wird auch in Zukunft noch eine Vision bleiben.

    bei solchen Mitarbeitern in unseren Büros glaube ich das auch....

  20. Re: Zehn Jahre archivieren

    Autor: Klugscheisser vom Dienst 15.01.10 - 13:34

    narf schrieb:
    --------------------------------------------------------------------------------
    > Ich denke der Gesetzgeber meint mit sicherer Aufbewahrung nicht, dass die
    > Daten auf Deiner (am besten lokalen) Platte landen, sondern in
    > entsprechenden Archiven (und für die Trolle: diese können nicht so ohne
    > weiteres geändert werden, da die Daten in diesen Archiven nur noch lesend
    > vorliegen).

    Der Gesetzgeber schreibt ausdrücklich *nur* "revisionssicher". Wenn etwas revisionssicher gespeichert wurde, kann und darf das gespeicherte Dokument durchaus noch verändert werden (viele setzen revisionssicher mit unveränderbar gleich, dass ist falsch!). Allerdings muss dann sichergestellt werden, dass protokolliert wird wer etwas wie und wann geändert hat. Entsprechend muss dann sicher gestellt werden, dass diese Protokollierung nicht veränderbar ist.

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