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Papierkrieg und Email

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  1. Papierkrieg und Email

    Autor: Torbey 17.01.20 - 10:36

    Ich bearbeite Rechnungen und die Hauspost ist zu Langsam für die Zahlungsfristen. Ich Scanne die Rechnungen ein und schicke die zwecks Kontrolle und Unterschrift an die Zuständige Person, die Drucken das aus, unterschreiben, scannen das wieder ein und schicken mir das per Mail zurück. Ich MUSS die dann auch wieder ausdrucken um die Rechnung am Rechner wieder einzugeben. Der Rechner druckt mir dann noch was dazu aus, ich hefte alles zusammen und das kommt dann in einen Ordner. Ich würde das gerne anderes Regeln, aber ist nicht erlaubt. Es ist total absurd.

  2. Re: Papierkrieg und Email

    Autor: ZeldaFreak 17.01.20 - 13:28

    Es kommt immer darauf an, was man als Firma will. Technisch ist es möglich ein PDF Dokument zu signieren (richtige Unterschrift und Zertifikat). Natürlich kann es sein, dass man was ausdrucken muss, allerdings dann nur einmal am Schluss.

    Unsere Firma ist auch da relativ Rückständig bei zb. Urlaubsanträgen. Ich fülle es am Rechner aus, exportiere es in unser Dokumentenmanagmentsystem, drucke es aus, unterschreibe es, gebe es der Sekretärin, die packt einen Eingangsstempel drauf und gibt es dem Chef. Der Chef prüft den Antrag und ich bekomme den Zurück. Ist zwar nur einmal drucken, aber man könnte es sich sparen, besonders da wir eine kleine Firma sind.
    Chef will es in Papierform. Wenn man digital keine Ordnung hat, kann so etwas halt relativ schnell nach unten verschwinden.

    Ich mache lieber viel mehr digital, aber leider ist ja nicht immer die Rechtssicherheit gegeben. Statt einem Einschreiben mit Rückschein, kann ich lieber eine E-Mail verschicken und Sendebestätigungen anfordern. E-Mail kann digital signiert werden. Da kann der Empfänger auch nicht behaupten, er hätte nur einen leeren Umschlag bekommen.

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