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Weiteres Problem übersehen!

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  1. Weiteres Problem übersehen!

    Autor: Fincut 21.05.06 - 10:18

    In vielen Firmen gibt es keine klaren Richtlinien bezüglich privater Kommunikation der Mitarbeiter via E-Mail. Wenn die private Kommunikation per Mail nicht ausdrücklich verboten ist, dann gibt es ein neues Problem:

    Die Firma darf nicht die privaten Mails der Mitarbeiter archivieren. Jetzt dürfte es den meisten Firmen unmöglich sein, bei der Datensicherung zwischen privaten und Betriesrelevanten Mails zu unterscheiden. So wird dann ein Schuh aus der Sache:

    - Keine Sicherung der Mails -> Finanzamt steigt auf's Dach.
    - Datensicherung vorhanden -> Datenschützer steigen auf's Dach.

  2. Re: Weiteres Problem übersehen!

    Autor: boemer 21.05.06 - 10:52

    Big Brother Problematik, wir sind die letzte wenige Jahren schon viel naher gekommen an 1984 als je zuvor.

    Wann ich eine Firma hatte, würde ich keine Emails speichern. Die Mitarbeitern sollen das selbst mal machen was sie für wichtig halten. Mann kann doch nicht alle 'fun-emails, private emails, spam, viagra etc emails auch mitspeichern'? Wer wird das zahlen?

    Ein Mitarbeitern sollte selbst dafur sorgen das Projekt-spezifische emails halt richtig gespeichert werden. Zusätzlich kann man naturlich eine partition irgendwo anbieten wo regelmässig Daten gesichtert werden, aber wozu mehr als ein wenige Wochen?

    Und wieso sind die Emails von Mitarbeiter wichtig für das Finanzamt? Vielleicht die Emails einer Kaufmann, aber doch nicht die Emails von 90% der Mitarbeiter bitte....

    Wann eine Chef das macht, um seine Mitarbeitern zu kontrollieren, soll er das selbst wissen, aber das Finanzamt hat dort doch nichts zu suchen...

  3. Re: Weiteres Problem übersehen!

    Autor: David_ 21.05.06 - 11:24

    Fincut schrieb:
    -------------------------------------------------------
    > Die Firma darf nicht die privaten Mails der
    > Mitarbeiter archivieren. Jetzt dürfte es den
    > meisten Firmen unmöglich sein, bei der
    > Datensicherung zwischen privaten und
    > Betriesrelevanten Mails zu unterscheiden. So wird
    > dann ein Schuh aus der Sache:
    >
    > - Keine Sicherung der Mails -> Finanzamt steigt
    > auf's Dach.
    > - Datensicherung vorhanden -> Datenschützer
    > steigen auf's Dach.

    Bei uns muss [privat] in der Betreffzeile stehen, dann ist die E-Mail tabu.

  4. Re: Weiteres Problem übersehen!

    Autor: Sag ich nicht 21.05.06 - 12:15


    > ... aber das
    > Finanzamt hat dort doch nichts zu suchen...

    Leider doch. Denn das Finanzamt hält (neben einigen tatsächlich wichtigen Dingen) diesen ganzen Politikerkäse am laufen.

  5. Re: Weiteres Problem übersehen!

    Autor: mat76 21.05.06 - 12:27

    Fincut schrieb:
    -------------------------------------------------------
    > In vielen Firmen gibt es keine klaren Richtlinien
    > bezüglich privater Kommunikation der Mitarbeiter
    > via E-Mail. Wenn die private Kommunikation per
    > Mail nicht ausdrücklich verboten ist, dann gibt es
    > ein neues Problem:
    >
    > Die Firma darf nicht die privaten Mails der
    > Mitarbeiter archivieren. Jetzt dürfte es den
    > meisten Firmen unmöglich sein, bei der
    > Datensicherung zwischen privaten und
    > Betriesrelevanten Mails zu unterscheiden. So wird
    > dann ein Schuh aus der Sache:
    >
    > - Keine Sicherung der Mails -> Finanzamt steigt
    > auf's Dach.
    > - Datensicherung vorhanden -> Datenschützer
    > steigen auf's Dach.

    Das ist so nicht ganz richtig. Sie dürfen sie archivieren, aber sie dürfen sie nicht öffnen bzw. lesen. Das ist deutlich festgeschrieben. Es darf nur im Verdachtsfall ein Antrag gestellt werden, der wiederrum durch einen Staatsanwalt geprüft wird und gegebenenfalls durch einen Richtlichenbeschluss durchgeführt werden darf. Bei der Öffnung von Emails müssen dann ebenfalls besondere Vorschriften eingehalten werden. An die hat sich auch das Finanzamt zu halten. Wie gesagt,a rchivieren ja, aber ankommen und sagen "Ey Firma xy, wir brauchen die Mails von dann bis dann" ist nicht so ohne weiteres Möglich.

  6. Re: Weiteres Problem übersehen!

    Autor: CortoMaltese62 22.05.06 - 15:01

    boemer schrieb:
    -------------------------------------------------------
    >
    > Wann ich eine Firma hatte, würde ich keine Emails
    > speichern. Die Mitarbeitern sollen das selbst mal
    > machen was sie für wichtig halten. Mann kann doch
    > nicht alle 'fun-emails, private emails, spam,
    > viagra etc emails auch mitspeichern'? Wer wird das
    > zahlen?

    Fragestellung ist berechtigt, und die Methode, die Mitarbeiter das entscheiden zu lassen auch legitim. Dann muss es aber eindeutige Richtlinien, Verfahrensanweisungen o.ä. geben und dieses Verfahren beschrieben werden. Der Unternehmer überträgt damit die Arbeit an seine Mitarbeiter, muss aber trotzdem die Verantwortung dafür tragen, wenn etwas fehlt.

    >
    > Ein Mitarbeitern sollte selbst dafur sorgen das
    > Projekt-spezifische emails halt richtig
    > gespeichert werden.

    Aber nicht einfach nur auf der lokalen Festplatte und zudem recherchefähig, sonst ist das nicht revisionssicher.

    Zusätzlich kann man naturlich
    > eine partition irgendwo anbieten wo regelmässig
    > Daten gesichtert werden, aber wozu mehr als ein
    > wenige Wochen?

    Eine reine Sicherung braucht man nur kurze Zeit aufbewahren, aber die in diesem Fall bewusst gespeicherten, weil "wichtigen" Mails müssen nach den Grundsätzen einer ordentlichen Buchführung über die vorgeschriebenen Zeiträume aufbewahrt werden - genauso, wie das Papier auch.

    >
    > Und wieso sind die Emails von Mitarbeiter wichtig
    > für das Finanzamt? Vielleicht die Emails einer
    > Kaufmann, aber doch nicht die Emails von 90% der
    > Mitarbeiter bitte....
    >

    Was machen denn die anderen Mitarbeiter, wenn sie nichts geschäftsrelevantes machen. Auch Techniker haben zum Beispiel mit einem Kunden Korrespondenz, in der Absprachen getroffen werden, die später zum Streitfall werden können. Es gibt ja nicht nur Steuerrecht, sondern auch Produkthaftung.

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