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Pflicht zur Langzeitarchivierung

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  1. Pflicht zur Langzeitarchivierung

    Autor: Cybso 06.03.18 - 13:09

    Wie passt das eigentlich mit der Langzeitarchivierung zusammen, die seit dem 1. Januar 2017 Pflicht ist? Dank ihr muss jede auf unserem Mailserver eingehende E-Mail unveränderbar für bis zu 10 Jahre archiviert werden. Da stehen natürlich jedemenge personengebundener Daten drin, die eben nicht anonymisiert werden dürfen.

    Oder sollen Unternehmen in Zukunft jeden Absender zuerst um Erlaubnis bitten, bevor die Mail zugestellt wird?!



    2 mal bearbeitet, zuletzt am 06.03.18 13:10 durch Cybso.

  2. Re: Pflicht zur Langzeitarchivierung

    Autor: dabbes 06.03.18 - 13:12

    Da das "Recht" der Steuerbehörden wohl höher liegt, sind wir wieder bei den berühmten Ausnahmen, an die mal wieder keiner so richtig gedacht hat.

    Wahrscheinlich endet es vor Gericht dann so, dass Archivierte Daten unverändert gespeichert werden dürfen, diese dürfen aber nicht weiter verarbeitet oder genutzt werden.

  3. Re: Pflicht zur Langzeitarchivierung

    Autor: Dino13 06.03.18 - 13:15

    Hat doch nicht wirklich miteinander was zu tun.
    Die Mails die du selbst verschickst wird archiviert, das war es.
    Hier geht es um da weiterverwenden von persönlichen Daten, d.h. es wäre nur dann kritisch wenn ich ein Interesse hätte die von dir an mich gesendeten Emails auf irgendeine Art und Weise weiter zu verwenden.

  4. Re: Pflicht zur Langzeitarchivierung

    Autor: Cybso 06.03.18 - 13:16

    Dino13 schrieb:
    --------------------------------------------------------------------------------
    > Die Mails die du selbst verschickst wird archiviert, das war es.

    Nein, jede E-Mail (die steuerrechtlich relevant sein könnte, im Zweifel also alle) muss archiviert werden, auch eingehende.



    1 mal bearbeitet, zuletzt am 06.03.18 13:17 durch Cybso.

  5. Re: Pflicht zur Langzeitarchivierung

    Autor: Dino13 06.03.18 - 13:17

    dabbes schrieb:
    --------------------------------------------------------------------------------
    > Wahrscheinlich endet es vor Gericht dann so, dass Archivierte Daten
    > unverändert gespeichert werden dürfen, diese dürfen aber nicht weiter
    > verarbeitet oder genutzt werden.
    Natürlich dürfen Sie nicht weiter verarbeitet werden wenn nicht der explizite Sinn der Mail die Weiterverwendung der Daten ist.
    Wenn du an jemanden explizit deine Persönlichen Daten verschickst erlaubst du natürlich auch die Weiterverwendung.

  6. Re: Pflicht zur Langzeitarchivierung

    Autor: Dino13 06.03.18 - 13:18

    Das war von mir etwas unglücklich ausgedruckt. Das Unternehmen muss die Mails die du selbst verschickst archivieren und das war es.

  7. Re: Pflicht zur Langzeitarchivierung

    Autor: Cybso 06.03.18 - 13:26

    Dino13 schrieb:
    --------------------------------------------------------------------------------
    > Das war von mir etwas unglücklich ausgedruckt. Das Unternehmen muss die
    > Mails die du selbst verschickst archivieren und das war es.

    Wenn ich (als Mitarbeiter des Unternehmens) zum Beispiel eine Bestellung per E-Mail bekomme, dann handelt es sich um eine E-Mail "mit der Funktion eines Handels- bzw. Geschäftsbriefs oder eines Buchungsbelegs" und ist damit aufbewahrungspflichtig.

    In der Praxis wird ein größeres Unternehmen daher lieber alles archivieren, anstatt sich darauf zu verlassen, dass jeder Empfänger im Unternehmen den Inhalt jeder E-Mail richtig einordnet. Und damit sind wir eben bei der DSGVO, da dies auch Absender betrifft, die sich nicht explizit mit der Speicherung ihrer Daten einverstanden erklärt haben.



    2 mal bearbeitet, zuletzt am 06.03.18 13:28 durch Cybso.

  8. Re: Pflicht zur Langzeitarchivierung

    Autor: Schattenwerk 06.03.18 - 13:30

    Wo ist das Problem? Du musst diese E-Mails archivieren, darfst sie aber nicht mehr verwenden.

    Ist in dem Fall absurd in der Praxis aber kein Problem. Stell es dir so vor: Du musst jede E-Mail in eine schwarze Box werfen, wo ein Schloss vor ist, welches du aber nicht öffnen kannst.

    Wenn irgendwann der Staat kommt und den Schlüssel mitbringt, dann kannst du da ran. Wenn du aber neugierig bist und die Daten für andere Zwecke nutzen willst, kommst du nicht dran.

  9. Re: Pflicht zur Langzeitarchivierung

    Autor: jsm 06.03.18 - 16:47

    Genau das wird doch im Artikel erklärt.

  10. Re: Pflicht zur Langzeitarchivierung

    Autor: Elchinator 06.03.18 - 16:53

    Das Wort "Pflicht" sagt doch schon alles aus: es gibt ein höherrangiges Gesetz, das zur Speicherung verpflichtet. Die DSGVO ist ein Auffanggesetz, das erst zum Tragen kommt, wenn keine anderen Gesetze darüber stehen. Im Grunde ganz simpel.

    Ist die Aufbewahrungsfrist abgelaufen und es gibt keine Grundlage für eine weitere Speicherung, müssen die Daten dann gemäß DSGVO tatsächlich gelöscht werden. Aber eben erst dann.

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