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Hatte ein ähnliches Erlebnis als Praktikant in der Stadtverwaltung

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  1. Hatte ein ähnliches Erlebnis als Praktikant in der Stadtverwaltung

    Autor: elknipso 18.01.22 - 11:13

    Hatte ein ähnliches Erlebnis als ich mein FOS Praktikum bei der Stadtverwaltung machte.

    Eine der Mitarbeiterinnen pflegte eine Excel Tabelle um damit eine Übersicht über Tankvorgänge, Kilometer, etc zu haben. Die Belege wurden ihr handgeschrieben gegeben, sie trug dann die Werte ein und rechnete alles weitere händisch (!) immer aus.

    Wollte ihr einen Gefallen tun und hab in knapp zwei Stunden ein paar Formeln hinterlegt und so lange daran perfektioniert bis diese immer sauber arbeiteten in dem eingesetzten Szenario.

    Danach war sie dann in 5 Minuten nach dem eintragen der jeweiligen Ausgangswerte fertig mit ihrer Arbeit für die sie früher einen ganzen Tag gerechnet und kontrolliert hatte.

    Besonders glücklich war sie zunächst über meine Neuerung nicht, der erste Satz mit traurigen Augen war "was soll ich denn jetzt den ganzen Tag machen?"

  2. Re: Hatte ein ähnliches Erlebnis als Praktikant in der Stadtverwaltung

    Autor: googie 18.01.22 - 11:20

    Hm, so ähnlich nur auf andere Weise ist es bei mir, auch Verwaltung. Als ich hier angefangen habe, war mein Job mit 250 % besetzt. Also Zwei Vollzeitkräfte und eine, die den Job einen halben Tag lang gemacht hat und den anderen halben Tag eine andere Aufgabe. Durch umstrukturieren, halbautomatisieren und clevere Exceltabellen mache ich den Job alleine, bei wesentlich mehr Anträgen und habe noch eine andere Tätigkeit dazu bekommen. Und meine beiden Vorgängerinnen die sind vor Arbeit erstickt...

  3. Re: Hatte ein ähnliches Erlebnis als Praktikant in der Stadtverwaltung

    Autor: tzarchen 18.01.22 - 11:24

    Als Dienstleister in Behörden und Verwaltungen kann ich euch nur sagen das ist da normal.
    Der Großteil der Arbeit besteht darin verwalterischen Tätigkeiten nachzugehen die jede Firma schon lange (teil-)Automatisiert hätte. Da sitzen dann die Beamten vor ihren Excel Tabellen und Anträgen weil das hat man ja immer schon so gemacht.
    Darum ist es auch kein Wunder warum es mit der Digitalen Behörde in den meisten Bereichen nicht weitergeht.

  4. Re: Hatte ein ähnliches Erlebnis als Praktikant in der Stadtverwaltung

    Autor: googie 18.01.22 - 11:45

    Ich habe meine Stelle aus der analogen Welt in die digitale Welt geholt und bin mittlerweile fast papierlos. Dieses Jahr kommt die digitale Akte, dann bin ich gänzlich papierlos, mit Ausnahme der Gebührenbescheide.
    Mich würde mal interessieren, wie viel Papier ich alleine dem Verein hier einspare. Meine Vorgängerin hat alles, aber wirklich alles ausgedruckt. Das meiste wird ohnehin in meinem Fachprogramm gespeichert. Das wurde trotzdem alles ausgedruckt und in Ordner verpackt. Es wurden Screenshots gemacht und ausgedruckt. Kannste dir nicht ausdenken sowas. Und wie gesagt in Ordner gepackt und ins Archiv geballert. Wenn du da mal wieder was brauchst, bist du einen halben Tag beschäftigt.

  5. Re: Hatte ein ähnliches Erlebnis als Praktikant in der Stadtverwaltung

    Autor: Leviosa 18.01.22 - 11:58

    googie schrieb:
    --------------------------------------------------------------------------------
    > Ich habe meine Stelle aus der analogen Welt in die digitale Welt geholt und
    > bin mittlerweile fast papierlos. Dieses Jahr kommt die digitale Akte, dann
    > bin ich gänzlich papierlos, mit Ausnahme der Gebührenbescheide.
    > Mich würde mal interessieren, wie viel Papier ich alleine dem Verein hier
    > einspare. Meine Vorgängerin hat alles, aber wirklich alles ausgedruckt. Das
    > meiste wird ohnehin in meinem Fachprogramm gespeichert. Das wurde trotzdem
    > alles ausgedruckt und in Ordner verpackt. Es wurden Screenshots gemacht und
    > ausgedruckt. Kannste dir nicht ausdenken sowas. Und wie gesagt in Ordner
    > gepackt und ins Archiv geballert. Wenn du da mal wieder was brauchst, bist
    > du einen halben Tag beschäftigt.

    Papier hat auch seine Vorteile, es funktioniert wenn mal der Strom ausfällt worauf man sich wohl demnächst öfter einstellen kann.

  6. Re: Hatte ein ähnliches Erlebnis als Praktikant in der Stadtverwaltung

    Autor: googie 18.01.22 - 12:05

    Bringt dem Kunden in dem Moment nur nichts, wenn ich ewig brauche, bis ich finde, was ich brauche...Und Stromausfall hatten wir tatsächlich einmal. Das ist dann aber auch egal, da dann eh nichts läuft, da der Kunde mich gar nicht mehr erreicht. Die Anträge kommen online rein. In dem Fall eben nicht mehr, erreichbar bin ich dann auch nicht, da keine Email- oder Telefonerreichbarkeit mehr... Aber das soll dann tatsächlich nicht mehr mein Problem sein

  7. Re: Hatte ein ähnliches Erlebnis als Praktikant in der Stadtverwaltung

    Autor: Trollversteher 18.01.22 - 12:24

    Exakt diese Reaktion kennen ich von einer guten Freundin, die in ihrem Betrieb ähnliche Optimierungen vorgeschlagen hatte, auch!



    1 mal bearbeitet, zuletzt am 18.01.22 12:24 durch Trollversteher.

  8. Re: Hatte ein ähnliches Erlebnis als Praktikant in der Stadtverwaltung

    Autor: Trollversteher 18.01.22 - 12:27

    >Papier hat auch seine Vorteile, es funktioniert wenn mal der Strom ausfällt worauf man sich wohl demnächst öfter einstellen kann.

    So, kann man das?
    Mal von diesem kleinen ideologischen Seitenhieb abgesehen: Also wehen der Gefahr potentieller seltener Stromausfälle sollte man auf die Digitalisierung von Verwaltung und Behörden komplett verzichten? Hint: Faxgerät, Kopierer, Telefonanlage und Bürobeleuchtung sind von einem Stromausfall ebenso betroffen ;-)



    1 mal bearbeitet, zuletzt am 18.01.22 12:27 durch Trollversteher.

  9. Re: Hatte ein ähnliches Erlebnis als Praktikant in der Stadtverwaltung

    Autor: googie 18.01.22 - 12:52

    Hint von mir, vor meiner Zeit wurde hier ebenfalls viel gefaxt. Jetzt gibt es exakt noch einen Antragsteller der seine Anträge unterschreibt und faxt. Der Rest läuft über Email. Ich faxe tatsächlich gar nicht mehr. Aber wie schon gesagt, ohne Strom läuft hier nix mehr. Egal ob ich meine Akten vorher ausgedruckt habe oder nicht. Das gleiche trifft auf das Internet zu

  10. Re: Hatte ein ähnliches Erlebnis als Praktikant in der Stadtverwaltung

    Autor: xSureface 18.01.22 - 13:03

    In Verwaltungen ist Digitalisierung das eine. Ausfallsicherheit eine andere. Zu einer guten abgesicherten Infrastruktur gehört zumindest eine USV, um Stromausfälle zu überstehen. Auch die Arbeitsplatzrechner brauchen sowas.
    Da reicht es ja aus ein Laptop mit Dockingstation zu betreiben und keine ATX Gehäuse. Macht das ganze Flexibler und Kostengünstiger.

  11. Re: Hatte ein ähnliches Erlebnis als Praktikant in der Stadtverwaltung

    Autor: Dakkaron 18.01.22 - 13:09

    tzarchen schrieb:
    --------------------------------------------------------------------------------
    > Als Dienstleister in Behörden und Verwaltungen kann ich euch nur sagen das
    > ist da normal.
    > Der Großteil der Arbeit besteht darin verwalterischen Tätigkeiten
    > nachzugehen die jede Firma schon lange (teil-)Automatisiert hätte. Da
    > sitzen dann die Beamten vor ihren Excel Tabellen und Anträgen weil das hat
    > man ja immer schon so gemacht.
    > Darum ist es auch kein Wunder warum es mit der Digitalen Behörde in den
    > meisten Bereichen nicht weitergeht.

    Als jemand, der auch im Uniumfeld und in größeren Konzernen zu tun (gehabt) hat, kann ich sagen, dass das durchaus nicht nur in Behörden so ausschaut. Das geht genauso gut in jedem anderen Unternehmen, das groß genug ist, dass die Leute in ihren Silos bleiben (oder klein genug ist, dass sie nur aus ihrem Silo bestehen).

    Bei einem KMU wird schnell mal der IT-ler gefragt, ob er denn nicht irgendwas basteln kann, dass die Arbeit weniger wird. Oder beim Mittagstisch beschwert sich wer, über stupide Arbeit und der IT-ler hört's und bietet Hilfe an.

    Ist das Unternehmen groß genug, kennen die meisten Leute gar keinen IT-ler. Damit kommt gar nicht die Idee auf, dass man den Prozess automatisieren könnte. Und wenn doch, dann muss das Request durch ein Ticket-System und braucht erst eine Genehmigung und ein Budget. Da ist klar, dass sowas dann oft einfach nicht passiert.

    Beispiel: Wir müssen regelmäßig für Checkups in eine Spezialambulanz, wegen einer chronischen Krankheit in der Familie. Eine Woche nach den Checkups müssen wir dort anrufen, für die Befundbesprechung. Dafür gibt es zwei Mal die Woche eine Telefonstunde. Trotz der tollen Telefonanlage, die es in dem Spital gibt, gibt es aber keine Warteschlange am Telefon. Das heißt, man ruft an, hört dann "Der Teilnehmer kann ihren Anruf im Moment nicht entgegennehmen", weil die Ärztin grad mit wem anderen redet, und dann wird aufgelegt. Und dann ruft man so oft an, bis man dran kommt. Oft dauert das über eine dreiviertel Stunde, und im Schnitt brauchen wir dafür 50-70 Anrufe.

    Weil keiner weiß, wen man fragen muss, um eine verdammte Warteschlange am Telefon einzurichten.

  12. Re: Hatte ein ähnliches Erlebnis als Praktikant in der Stadtverwaltung

    Autor: lestard 18.01.22 - 14:26

    elknipso schrieb:
    --------------------------------------------------------------------------------
    > Besonders glücklich war sie zunächst über meine Neuerung nicht, der erste
    > Satz mit traurigen Augen war "was soll ich denn jetzt den ganzen Tag
    > machen?"
    Jetzt musst du aber auch verraten, wie es ausgegangen ist. Hat sie danach neue Aufgaben gefunden und ihre Meinung vielleicht geändert. Die wird ja wohl nicht direkt entlassen worden sein deswegen.

  13. Re: Hatte ein ähnliches Erlebnis als Praktikant in der Stadtverwaltung

    Autor: elknipso 18.01.22 - 14:31

    lestard schrieb:
    --------------------------------------------------------------------------------
    > elknipso schrieb:
    > ---------------------------------------------------------------------------
    > -----
    > > Besonders glücklich war sie zunächst über meine Neuerung nicht, der
    > erste
    > > Satz mit traurigen Augen war "was soll ich denn jetzt den ganzen Tag
    > > machen?"
    > Jetzt musst du aber auch verraten, wie es ausgegangen ist. Hat sie danach
    > neue Aufgaben gefunden und ihre Meinung vielleicht geändert. Die wird ja
    > wohl nicht direkt entlassen worden sein deswegen.

    Ich hatte Mitleid mit ihr und habe ihr den Tipp gegeben, dass sie ja niemandem erzählen muss, dass ich ihr diese Tabelle gebaut habe...

    Ganz ehrlich, es würde mich nicht wundern wenn sie meine Formeln alle wieder gelöscht hätte und heute noch die Werte von Hand ausrechnet :).

  14. Re: Hatte ein ähnliches Erlebnis als Praktikant in der Stadtverwaltung

    Autor: berritorre 18.01.22 - 14:51

    Wo läuft heute noch was ohne Strom? Ich meine wo sind denn diese Archive? Sicher irgendwo im Keller und nicht in einem Raum mit genug Tageslicht. Da findest du dann im Dunkeln auch kein Papier mehr.

    Ich kann mein Büro auch zu machen, wenn der Strom ausfällt. Meist sogar schon, wenn das Internet ausfällt. Da gibt es schon manchmal noch die eine oder andere Tätigkeit, die man noch ein paar Minuten oder Stunden machen könnte, das war es dann aber auch.

  15. Re: Hatte ein ähnliches Erlebnis als Praktikant in der Stadtverwaltung

    Autor: berritorre 18.01.22 - 14:53

    > "was soll ich denn jetzt den ganzen Tag machen?"

    Was sinnvolleres? ;-)

  16. Re: Hatte ein ähnliches Erlebnis als Praktikant in der Stadtverwaltung

    Autor: xSureface 18.01.22 - 15:21

    Selbst ein beleuchtetes Archiv ist heute ohne Strom nicht wirklich nutzbar. Zumindest effektive und Raumsparende. Da werden die Schränke per Motor sortiert und geöffnet. Da gibt es nicht wie früher Tausende Gänge mit offenen Regalen.

  17. Re: Hatte ein ähnliches Erlebnis als Praktikant in der Stadtverwaltung

    Autor: rubberduck09 18.01.22 - 15:55

    Da stellt sich dann aber die Frage obs nicht besser wär die Ärztin ruft dich an sobald es geht und nicht dass du dir die Finger wundtelefonierst.

  18. Re: Hatte ein ähnliches Erlebnis als Praktikant in der Stadtverwaltung

    Autor: Cbk 18.01.22 - 16:04

    xSureface schrieb:
    --------------------------------------------------------------------------------
    > Selbst ein beleuchtetes Archiv ist heute ohne Strom nicht wirklich nutzbar.
    > Zumindest effektive und Raumsparende. Da werden die Schränke per Motor
    > sortiert und geöffnet. Da gibt es nicht wie früher Tausende Gänge mit
    > offenen Regalen.
    Wir haben im Keller noch so ein Archiv mit mechanisch-manuellen Schränken. Die haben so eine Kurbel an der Seite. Mit einer hinreichend starken batteriebetrieben Baumarkt-Leuchte sind die auch ohne Strom gut benutzbar.

    Wird bis heute noch benutzt um die Originale von Dokumenten zu bunkern. Die guckt danach bis zu deren Entsorgung natürlich nie wieder jemand an. Ist schließlich längst alles digitalisiert, ist ja keine Behörde.



    1 mal bearbeitet, zuletzt am 18.01.22 16:06 durch Cbk.

  19. Re: Hatte ein ähnliches Erlebnis als Praktikant in der Stadtverwaltung

    Autor: xSureface 18.01.22 - 16:24

    Dein Keller hat wie viele qm? Große automatisierte Archive haben durchaus mal 10.000qm Fläche. Da schiebt keiner mehr Manuell Schränke durch die Gegend. Auch mit Kurbel nicht. Rechnet sich einfach nicht. Auch wird wohl ohne Computer keiner mehr so schnell rausfinden, wo das gesuchte Dokument liegt.

  20. Re: Hatte ein ähnliches Erlebnis als Praktikant in der Stadtverwaltung

    Autor: Cbk 18.01.22 - 16:29

    Die Größe kann ich Dir echt nicht sagen, ich war seit Jahren nicht mehr da drin. Ist aber eher klein, das ist richtig.

    Und das mit dem Index stimmt auch, ohne Zugriff aufs ERP wird man die Nummern selten bei der Hand haben, um da was zu finden.

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